תמצית מנהלים מפת''ח

תמצית מנהלים של מפת"ח METHODA

מפת"ח (מתודולוגיה לפיתוח ותחזוקה) הוא שיטה כוללת לניהול המחשוב בארגון המפתח, מתחזק ומתפעל מערכות תוכנה (בתי תוכנה ויחידות מחשוב). מסמך זה מתאר את עיקרי מתודולוגית מפת"ח. המסמך כתוב בשפה בהירה ושווה לכל נפש והוא מיועד למנהלים ובעלי תפקידים אחרים שאינם מקצועני מחשב - מכל הדרגים ובכל הרמות. לאחר העיון במסמך, מומלץ לעבור ישירות למוצר עצמו, היינו, לגלוש במערכת הממוחשבת של מפת"ח, או בחלק האקטיבי שלה, MY_IT, על מנת להתרשם מהמוצר ולהבין לא רק "מה זה מפת"ח ובשביל מה הוא טוב", אלא גם "כיצד יכול מפת"ח לסייע לי, בפרויקט שלי".  לדגם התנסות במפת"ח ראה אתר חברת מתודה מחשבים: www.methoda.com.

מבוא – הסבר כללי

מפת"ח הוא נוהל מסגרת לטיפול כולל בתחום המחשוב בארגון, הן ברמת הפרויקט והן ברמת הארגון בכללותו.

ברמת הפרויקט (המערכת הבדידה), מגדיר מפת"ח כיצד לנהל, לפתח לתחזק ולתפעל מערכת ממוחשבת בכל היקף ומכל סוג שהוא, בין מערכת מידע ובין מערכת תשתית, בין מערכת רחבת היקף ובין מערכת "זריזה וקטנה", בין מערכת הנתפרת במיוחד לארגון (Tailored Turnkey System) ובין חבילת תוכנה או מוצר מדף (Off-the-shelf Software) הנרכשות ומותקנות תוך הכנסת שינויים והתאמות בהיקף זה או אחר.

ברמת הארגון, מכיל מפת"ח מגוון שיטות וכלים המיועדים לדרג הניהולי, החל מתכנית עבודה שנתית, דרך מעקב פרויקטים PMO, ניהול דרישות ומשימות של כלל המחשוב וכלה במהלך כולל של תכנון אסטרטגי או מיקור חוץ Outsourcing.

בשתי הרמות, הארגונית והפרויקטלית, גישת מפת"ח היא של נוהל מסגרת ומתודולוגיה פתוחה. במילים אחרות, מפת"ח מכיל מידע רב ומקיף ומתווה מסגרת ברורה לניהול הפרויקט, ועם זאת משאיר מרווח תמרון והתאמות רחב בידי הפרויקט והארגון, כולל שילוב נהלי הארגון עם מפת"ח.

נוהל מסגרת ומאגר ידע

איור 1 ממחיש את משמעות מפת"ח כמתודולוגיה מקיפה ופתוחה המכסה את מירב הנושאים הניהוליים, ההנדסיים והארגוניים שיש לקחתם בחשבון בניהול טכנולוגית המידע והמחשוב (ICT).

 

איור 1 : מפת"ח נוהל מסגרת ומאגר ידע לתחום המחשוב

 

טכנולוגיית המידע היא תחום מורכב המכיל מגוון רחב של נושאים – כולל נושאים רבים שאינם מוצגים באיור 1. התמונה רק נעשית יותר ויותר מורכבת בשל הדרישות העסקיות של הארגון ותלותו הגוברת במערכות ממוחשבות, בשל הטכנולוגיה המתפתחת בקצב מואץ ומציגה מגוון רחב של אפשרויות ובשל הדרישות הרגולטוריות והתקינה המחייבות יותר ויותר ארגונים. מתודולוגיה מסודרת, המבוססת על שיטה פשוטה (מודל) הופכת לכלי מרכזי וחיוני להשתלטות על מבוך זה.

מפת"ח מציע מתודולוגיה כזו (כמוסבר להלן) ומציג את העולם המורכב של IT, באופן ידידותי ו"פתוח", המאפשר לכל אחד מבעלי העניין לקחת את המרכיבים הנחוצים להם, בגמישות מרבית ובהתאמה לצרכי הפרויקט הספציפי. מפת"ח הוא שילוב של מודל, מתודולוגיה, מאגר ידע וכלי עבודה המאפשר לנוע בקלות בין לימוד והבנה ובין עבודה מעשית מיידית. 

גושפנקא ותפוצה

מפת"ח הוכרז ע"י ממשלת ישראל כנוהל מחייב לכל מערכות עיבוד נתונים הממשלתיות, הן מערכות המפותחות ע"י המשרדים בכוחות עצמם והן מערכות הנבנות באמצעות התקשרות עם גורמי חוץ (ספקי חומרה/תוכנה). הגושפנקא של מפת"ח במגזר הממשלתי מעוגנת:

 ·         בהחלטת ועדת השרים לענייני כלכלה מס' כל/103 מתאריך 28.10.91.

 ·         בהוראות התכ"ם (תקנות כספים ומשק) של החשב הכללי במשרד האוצר.

 

בשנת 1993 קיבל פורום מפקדי יחידות המחשב בצה"ל החלטה לאמץ את מפת"ח כהוראה משלימה להוראות הצבא בתחום מערכות מידע. מספר גדול של יחידות מחשב בצה"ל עבר הסמכה לתקן ISO9000, כאשר מפת"ח נמצא בבסיס התהליך. מפת"ח אומץ גם ע"י מספר רב של חברות וארגונים מחוץ לממשלה, מהסקטור הציבורי והפרטי. חברות מחשבים ובתי תוכנה רבים פועלים לפיו, בפרט בעבודה מול הממשלה ומול הארגונים האחרים שאימצו את מפת"ח. בצה"ל פועל דרך קבע פורום מפת"ח לליבון תהליך ההטמעה וצורך בשינויים ותוספות. פורום זה הוא חלק מאיגוד רחב יותר של משתמשי מפת"ח. מפת"ח משובץ בתכניות הלימודים של מספר אוניברסיטאות ומכללות בארץ ומשמש שיטה להגשת פרויקטים ועבודות גמר. קורסי ניתוח מערכות וניהול פרויקטים רבים, בארץ, מבוססים על מפת"ח.

מפת"ח הוא פרי פיתוח משותף של ממשלת ישראל (משרד האוצר - אגף התקציבים והחשב הכללי) וחברת מתודה מחשבים בע"מ. זכויות היוצרים והקניין הרוחני של המוצר משותפות לשני הצדדים (בחלוקה מגזרית).

מוצר דינמי ומתחדש

מפת"ח מתעדכן באופן שוטף בהתאם להתפתחויות הטכנולוגיות והכלכליות בעולם המחשבים, לפי דרישות תקני איכות בינ"ל (כגוןISO 9000 ) ולפי צרכי המשתמשים. המהדורה הראשונה של מפת"ח יצאה בתחילת שנות התשעים. בין השנים 1990-2010 יצאו 8 מהדורות ראשיות ו- 3 גרסאות (תת-מהדורות) נוספות אשר שיפרו והעשירו את מפת"ח לאורך הזמן בצורה ובתוכן, בתכולה (Content) ובשימושיות (Usability) של המוצר.

על מנת להמשיך ולכסות את כל תחום המחשוב, שהוא דינמי ומתחדש כל הזמן, מחויבות משרד האוצר וחברת מתודה מחשבים היא להמשיך לפתח ולשכלל את מפת"ח בכיוונים הבאים:

 ·         הערות ודרישות של קהיליית משתמשי מפת"ח הרחבה,

 ·         התאמות לחידושים ושינויים טכנולוגיים וכלכליים בעולם המחשוב,

 ·         התאמות לשיטות איכות, רגולציה ותקינה בינלאומיים וישראליים,

 ·         השלמות של נושאים המכוסים חלקית במהדורה הנוכחית,

 ·         עדכונים בעקבות משוב מהשטח,

 ·         הוספת דוגמאות והפניות לפרויקטים "מובילים",

 ·         חיזוק הקישוריות של מפת"ח למאגרי ידע מובילים ושיטות אחרות, בארץ ובעולם,

 ·         שכלול טכנולוגי של מפת"ח הן כמאגר ידע ממוחשב והן ככלי עזר לניהול הפרויקט (MY_IT), תוך מיצוי מלא של יכולות חלונות ו- Office ושילוב כלים של צד שלישי.

 

המשך פיתוח מפת"ח ושיפורו נעשה בשיטות ניהול תצורה ברורות, היינו, ע"י מהדורות מוגדרות היטב. כל הוצאת מהדורה חדשה מלווה בהכרזה כללית, הודעה ישירה למנויים שרכשו כבר את מפת"ח, הדרכות וימי עיון במידת הצורך. זיהוי המהדורה מופיע בבירור במוצר בכללותו וכן בכל קיט, עמוד מודפס או מסך. לצד הוצאת המהדורות המסודרות, נשלחים עדכונים שוטפים למנויי מפת"ח בנושאים חדשניים ו"חמים". בהדרגה, נכנסים עדכונים אלה למהדורות הבאות המסודרות של הנוהל.

מודל מפת"ח

איור 1 מדגיש את העובדה שטכנולוגיית המידע מורכבת מאוסף רחב של נושאים שכל אחד מהם הוא "עולם בפני עצמו" וביחד הם מרכיבים את עולם טכנולוגיית המידע. במפת"ח, כל נושא הוא קיט ידע "עצמאי" המכיל את כל המידע הנחוץ על מנת לבצע את המשימה הנדרשת: ניהול סיכונים, אפיון מערכת, עריכת סקר (Review), ניהול מכרז, ניתוח חלופות, עריכת בדיקות, תחקור, רכישת חבילת תוכנה, אמידת עלויות וכו'. המשתמש נעזר באותם קיטים/נושאים הרלוונטיים לפרויקט שלו. חלק מהנושאים הם בסיסיים ומתאימים כמעט לכל פרויקט, כגון: אפיון מערכת, בעוד שאחרים הם נושאי עזר (נושאים תומכים) שאפשר להוסיפם לפרויקט בשלב מאוחר יותר ולפי הצורך, כגון: ניהול זמן ודיונים.

אבל חשוב גם לזכור את ה"ביחד". מפת"ח איננו "אוסף נהלים" שחוברו פיסית למאגר משותף, אלא מושתת על מודל ותפיסה ניהולית/הנדסית מוצקים. מודל זה הוא "הדבק" המחבר את הקיטים (הנושאים) השונים לשיטה כוללת ועקבית.

מודל מפת"ח מורכב משלושה יסודות מרכזיים:

עץ מערכת

תפיסת עץ המערכת הקובעת שיש למערכת ממוחשבת, בדומה לכל מוצר הנדסי אחר, עץ מוצר (Bill-of-Material) אשר הוא הבסיס לבנייתה ותחזוקתה. עץ המערכת הוא ה"סרגל הראשי" של כל מערכת ומכנה משותף למגוון מערכות המידע והתשתית בארגון. ברמה העליונה (בשורש) מכיל עץ המערכת חמישה רכיבים/פרקים ראשיים: 1. יעדים, 2. יישום, 3. טכנולוגיה, 4. מימוש, 5. עלות. רמה ראשית זו מתפרקת לרמה שנייה (כ- 50 רכיבים/סעיפים), שהיא "חובה" ברוב הפרויקטים, והלאה לרמה שלישית, רביעית ואף יותר, שהן "רשות" ולפי צרכי הפרויקט, אופיו וסוגו.

מחזור חיים

הגדרה של מחזור חיים מקיף אך פשוט. מחזור חיים הוא מושג הנדסי/ניהולי מקובל וידוע. במפת"ח הוא מקבל הגדרה רחבה ומקיפה, הכוללת גם שלבים "מוזנחים" יחסית כמו ייזום, מכרזים, תחזוקה והערכת מערכת (תחקור). זהו מחזור חיים פשוט המכיל שמונה (8) שלבים בלבד, שגם בהם ניתן לעשות שימוש גמיש ולפי הצורך. גמישות זו גורמת לכך שלמעשה מדובר על מחזורי חיים דינמיים וגמישים, לא מחזור חיים "קשיח" אחד. ועם זאת, היסודות הם שמונה שלבים אשר מהווים את "אבני הבניין" הבסיסיות ברוב מחזורי החיים.

מטריצה דו-ממדית

שילוב עץ המערכת עם מחזור החיים למטריצה דו-ממדית המלווה את תהליך הפיתוח והתחזוקה לכל אורכו. בכל רגע ניתן לבחון את המערכת בראייה של ציר עץ המערכת: מה מצב תכני המערכת ורכיביה; ושל ציר מחזור החיים: איפה נמצא הפרויקט וכיצד הוא מתקדם (יחסית לתכנון). תיתכן, כמובן, גם ראייה משולבת ופרטנית יותר, משני הכיוונים. מכיוון ציר מחזור החיים: נכון לרגע נתון (שלב במחזור החיים), מה מצבו של כל רכיב בעץ המערכת. מכיוון עץ המערכת: במבט על רכיב מסוים, מה "ההיסטוריה" שלו עד היום, מה מצבו הנוכחי ומה הצפי להשלמתו. אחידות עץ המערכת לאורך מחזור החיים מקלה מאד על ניהול הפרויקט ומאפשרת הן שמירה על המשכיות קדימה (Continuity) והן בקרה ועקיבות לאחור (Traceability).

מודל המטריצה של מפת"ח מציג תפישת עולם אחת ושפה אחידה עבור כל תחום המחשוב (ובעקבותיו גם תחומים אחרים בארגון), הן ברמת הניהול והן ברמת המערכת הבודדת, כמוצג באיור 2.

 

איור 2: מודל מפת"ח

 

מקרא:

החצים מסמנים מגמה "ותנועה" ולא מיקום מדויק. החצים האופקיים והצרים (משמאל לימין) מסמנים את ההתקדמות בתכני המערכת, בעוד שהחצים האנכיים והרחבים (מלמטה למעלה) מסמנים את נקודות הבקרה ואבני הדרך של הפרויקט (בהם נבחנים, בין השאר, התכנים). ההתקדמות האסינכרונית של החצים האופקיים באה להראות שיתכן מצב בו יש פער בין הרכיבים השונים. למשל, ממשק המשתמש מאופיין, מעוצב סופית ואף נבנה לו דגם עובד, בעוד שהתכנית להדרכה והטמעת המערכת עוד לא נסגרה. מצב כזה ייתכן, אך ברור שפערים גדולים מדי אינם רצויים וזה בדיוק תפקיד החצים האנכיים. החצים האופקיים כל הזמן מושכים קדימה, בעוד שהחצים האנכיים שומרים על ניהול ובקרה מסודרים עפ"י מחזור חיים מוגדר.

איור 2 שב ומדגיש עקרון מרכזי של מודל מפת"ח, שהוא:

 

עץ המערכת הוא אחד לאורך כל מחזור החיים.

 

למידע נוסף והעמקה

להסבר נוסף ולהעמקה במודל ותפיסת מפת"ח, ראה הקיט מודל מפת"ח בכרך יסודות, במערכת הממוחשבת.

מידי פעם בפעם מתקיימים קורסי הכרת מפת"ח במסגרות שונות. לקבלת מידע על קורסים אלה יש לפנות לחברת מתודה מחשבים בע"מ.

רמת הפרויקט

נדבך מרכזי של מפת"ח הוא הניהול ברמת הפרויקט. מפת"ח מסדיר את תהליך הפיתוח של מערכת ממוחשבת ותחזוקתה לכל אורכו. הנוהל מגדיר את השלבים ואת התוצרים של מחזור חיי המערכת - החל בייזום ואפיון, דרך עיצוב ובנייה (או רכישה והתאמה), המשך בבדיקות וכלה בהתקנה, תפעול, תחזוקה ואף הערכת מערכת קיימת (תחקור, הפקת לקחים). מפת"ח מאפשר לטפל בכל סוג מערכת ממוחשבת, בכל שלב בו היא נמצאת, באופן אחיד ועקבי.

 ·         בכל סוג מערכת: בין מערכת מידע ובין מערכת תשתית, בין מערכת נבנית ובין מערכת נרכשת,

 ·         בכל שלב בו המערכת נמצאת: לפי מחזור חיים מסודר וברור, כולל מחזורי חיים דינאמיים,

 ·         באופן אחיד ועקבי: בעזרת רעיון עץ המערכת המבוסס על המושג ההנדסי של עץ מוצר.

 

הניסיון שנצבר בהטמעת מפת"ח והשימוש בו מוכיח שמפת"ח הוא כלי ניהול, תכנון ובקרה חיוני ביותר לפיתוח מערכות ממוחשבות ותחזוקתן. מפת"ח יוצר שפה משותפת בין כל הגורמים המעורבים בפרויקט: אנשי מחשוב, מומחי יישום, אנשי כספים ומינהל, מבקרי מערכות מידע, אבטחת איכות, יועצים משפטיים, אנשי או"ש, סיוע טכני ומומחים וכו'. שפה במובן הרחב ביותר, החל מטרמינולוגיה ומונחים משותפים, דרך קיום שיקופים ודיונים משותפים וכלה בהסכמה רחבה באשר לתוצרי המערכת וה"תחנות" השונות בהן היא צריכה לעבור על מנת להגיע לתוצרים אלה. מפת"ח יוצר תיאום ציפיות בין כל השותפים לפרויקט.  

באופן ספציפי יותר, מסייע מפת"ח בתחומים הבאים של ניהול הפרויקט:

 ·         שיפור איכות המערכת ועמידתה ביעדים שהוגדרו לה,

 ·         אמידת משאבים ולוחות זמנים ועמידה בהם,

 ·         ניהול סיכונים: איתור גורמי כשל (והצלחה) עיקריים – CSF`s – וטיפול מונע ו/או מתקן בהם,

 ·         פישוט וקיצור תהליכי הפיתוח והתחזוקה מבלי לוותר על מעבר בשערי האיכות וב"תחנות" העיקריות הנחוצות לניהול ובקרה,

 ·         פישוט וייעול תיעוד המערכת, החל בכתיבה ובקרה, דרך קריאה והבנה,

 ·         ניהול תיקיית הפרויקט,

 ·         תמיכה בשיטות ניהול שונות ומחזורי חיים דינמיים: פיתוח סדרתי, פיתוח בסבבים, Agile, מערכות קטנות במיוחד, מערכות גדולות במיוחד, הוספת יחידת מסירה למערכת קיימת וכו',

 ·         העלאת פריון העבודה והרמה המקצועית של העושים במלאכה,

 ·         יכולת מדידה ושילוב שיטות שונות לקביעת מדדים וכימותם,

 ·         ובשורה התחתונה: שיפור העלות/תועלת של המערכות והתאמתן ליעדים העסקיים של הארגון.

מסגרת ותכנים

הסיוע של מפת"ח לניהול הפרויקט ולמערכת הספציפית מתבטא במסגרת ובתכנים. הגדרת מסגרת לפרויקט כוללת: שלבי עבודה ומחזורי חיים, מבני תיעוד, הגדרת הגורמים המעורבים, נהלי עבודה ותקשורת וכו'. בתכנים, מפת"ח מכיל תיקיות מוכנות, גלופות עבודה וטפסים, הרחבות ידע ומידע, הפניה לתקנים, רשימות תיוג, שלדי מפרטים וחוזים וכו', אשר מפשטים ומייעלים את העבודה, חוסכים זמן יקר ומונעים שכחה או טעויות. כרך חשוב של מפת"ח בהקשר זה הוא התמחויות, אשר מטפל במערכות ממוחשבות ופרויקטים בתחומים ייחודיים, כגון: מערכות אינטרנט, מחסן נתונים (Data Warehouse), BPM, ניהול ידע, תקשורת ורשתות, חבילות תוכנה, אבטחת מידע, תשתית פיסית, מערכות מידע גיאוגרפי (GIS), מידע למנהלים (EIS), ניהול מסמכים ותכנים (ECMS) וכו'.

השילוב של מסגרת ותכנים בגישה של מתודולוגיה פתוחה, היא משמעותית בפרט עבור הדרג המנהל של הפרויקט (והארגון). פירושה המעשי הוא:

 

ניתן להחיל את מפת"ח על כל מערכת, בכל שלב בו היא נמצאת, כולל מערכות הנמצאות בתחזוקה שוטפת.

 

מודלים מעשיים ודינמיים

המודל המוצג באיור 2 הוא סכמתי ופשטני ואינו משקף בהכרח את ניהול הפרויקט ותהליך פיתוח המערכת כפי שהם מתבצעים בפועל. הלכה למעשה, מכיל מפת"ח מגוון רחב של מודלים מעשיים ודינמיים לשם טיפול בכל האפשרויות לניהול פרויקט, כגון:

 ·         פרויקט סדרתי (הקרוב ביותר לאיור 2)

 ·         פיתוח בסבבים ויחידות מסירה (עם או בלי שילוב של השיטה הספירלית)

 ·         פיתוח בשיטות Agile השונות

 ·         טיפול בפרויקטים קטנים במיוחד

 ·         טיפול בפרויקטים גדולים במיוחד

 ·         ניהול מסודר של שינויים ושיפורים (שו"שים) ותוספות למערכת במהלך התחזוקה

 ·         הוספת יחידת מסירה למערכת קיימת – עדכון רבעוני

למידע נוסף והעמקה

לטיפול במערכת (בפרויקט) מוקדשים מרבית הכרכים והקיטים של מפת"ח:

 ·         יסודות – כרך זה מתאר את עץ המערכת ומחזור החיים הג'נריים, היינו את התוצרים ותהליך הפיתוח המשותפים לכל סוג מערכת ופרויקט.

 ·         התמחויות – כרך זה מטפל במערכות מידע ייחודיות: מערכות מידע ומערכות תשתית שיש להן עץ מערכת ומחזור חיים מיוחדים.

 ·         נושאים תומכים – כרך זה מכיל מגוון עזרים המסייע בהיבטים שונים של ניהול הפרויקט והנדסת המערכת (אשר משלימים את שני הצירים המרכזיים: עץ מערכת ומחזור החיים).

 ·         איכות – כרך זה מכיל כלי איכות המסייעים בניהול הפרויקט והנדסת המערכת, כגון: סקרים (שיקופים), בדיקת תיעוד, מדדים ועוד. לצדם, קיטים המסייעים לאיכות כלל-ארגונית ולעמידה בדרישות תקינה ורגולציה, כגון: הסמכה לתקן האיכות הבינ"ל ISO9000, הוראה 357 של בנק ישראל, גוף הידע PMBOK, 'תקן' CMMI ועוד.

 ·         ניהול פרויקט – תת כרך בכרך ניהול אשר מכיל שיטות שונות לניהול הפרויקט, בפרט בכל הקשור לפרויקטים מיוחדים, כגון: מערכות קטנות במיוחד, פיתוח בסבבים, הוספת יחידת מסירה למערכת קיימת ועוד.

רמת הארגון

לצד הטיפול במערכת הבודדת, מכיל מפת"ח גם שיטות וכלים המקנים לדרג הניהולי - הן הנהלת יחידת המחשוב והן הנהלת ארגון האם - ראיה ארגונית כוללת של המחשוב. שיטות וכלים אלה מטפלים בנושאים כגון: משילוּת IT (ITGC), תכנית עבודה שנתית, תכנון אסטרטגי (תכנית אב), ניהול התשתיות, מיקור חוץ Outsourcing, מבנה ארגוני, מערכת נהלים מקומית, ניהול האיכות ועוד.

מפת"ח מציע להנהלת IT ולהנהלת ארגון האם, לאמץ גישה של חשיבה "מלמעלה למטה" (Top Down) להתחיל במבט כולל ורוחבי ועם זאת, להתמקד ו"לרדת" במהירות למערכת או למערכות הספציפיות ולבחון כיצד הן קשורות לתהליכים העסקיים וליעדי הארגון. ובדרך, לא להיגרר למונחים טכניים ולז'רגון מקצועני המחשוב ולזכור שמערכת מידע היא בסופו של דבר "מכונה" או "קו ייצור" פשוטים שתפקידם לספק מידע זמין, עדכני ואמין לארגון. מערכות תשתית הן מורכבות וטכניות יותר, אך חשוב לזכור שבשורה התחתונה הן נמדדות במידת הסיוע שהן נותנות למערכות המידע; במידה ובהיקף שמערכות המידע נזקקות להם.

מנקודת מבט הדרג הניהולי, קיימות בארגון מספר מערכות ממוחשבות, מסוגים שונים, הנמצאות כל אחת בשלב אחר, ודרושה שיטה לקבלת תמונה כוללת של מצב המחשוב בארגון. איור 3 מציג את מצבת המערכות הממוחשבות של הארגון בחלוקה לשני סוגים עיקריים: מערכות מידע ומערכות תשתית. מערכות אלה ממוקמות על פני ציר מחזור החיים (השלבים השונים בחיי המערכת), אשר מחולק "בגדול" לפיתוח ותחזוקה.

 

איור 3: מבט כולל על המחשוב בארגון

 

לצורך פישוט האיור לא מוצגים כאן כל השלבים של מחזור החיים. פירוט מלא והגדרה מדויקת של מחזור חיים מופיעים בכרך יסודות.

איור 3 הוא אחד הכלים העומדים לרשות ההנהלה. בדומה לכלי ניהול אחרים, הוא משמש אמצעי שליטה ובקרה כללי המשמש נקודת מוצא להפעלת אמצעים נקודתיים ומפורטים יותר, בשיטת Drill-down. אמצעים נוספים אלה מפורטים בהרחבה במערכת הממוחשבת של מפת"ח. איור 3 הוא אחד התרשימים הנדרשים בתכנית העבודה השנתית. בראייה של איור זה, המחשוב בארגון נחלק לארבע קבוצות עיקריות (ארבע המשבצות באיור):

 ·         מערכות מידע בפיתוח (המשבצת השמאלית למעלה),

 ·         מערכות מידע בתחזוקה (המשבצת הימנית למעלה),

 ·         מערכות תשתית בפיתוח (צד שמאל למטה),

 ·         מערכות תשתית בתחזוקה (צד ימין למטה).

 ·          

מפת"ח מכיל כלים ושיטות לטיפול בכל מערכת ממוחשבת, בכל "משבצת" בו היא נמצאת.

איור 3 ממחיש גם את הקשר הפשוט והמיידי בין רמת הארגון לרמת הפרויקט. ההנהלה נעזרת באיור זה (ורבים אחרים דומים לו הנמצאים בכרך ניהול) על מנת לקבל תמונה כללית של המחשוב. אלא שבכך לא מסתיים הסיפור ויש המשכיות ישירה לרמת הפרויקט. לאחר שאותרה המערכת ומוקמה ב"משבצת" המתאימה (המשבצת המסומנת "ü"), יכולה ההנהלה לדרוש מידע מפורט יותר, הן במיקום מדויק יותר על פני מחזור החיים (מצב הפרויקט) והן בתכולת רכיבי עץ המערכת (מצב המערכת). בפנייה זו, אין ההנהלה דורשת מהפרויקט מידע מיוחד שאיננו בתחום עבודתו השוטפת. ההנהלה פועלת לפי אותה מתודולוגיה של הפרויקט ואין היא דורשת שום "דו"ח מיוחד". ההנהלה מדברת באותה שפה שבה מדברים וחושבים בפרויקט וכל המידע שנאסף, משמש את שניהם. נקודות המבט הן שונות, כמובן, אבל השיטה ובסיס הידע הם משותפים.

 

ניהול טוב פירושו לנוע בקלות אנכית בין רמת הפרויקט ורמת הארגון; ואופקית, לרוחב, בין הפרויקטים.

 

הנהלת הארגון

תרומת מפת"ח איננה מצטמצמת בסיוע להנהלת המחשוב בלבד. יש במפת"ח גם תרומה חשובה להנהלת ארגון האם. כל הנאמר בקטע הקודם לגבי הנהלת המחשוב, נכון גם להנהלת הארגון. איור 3 (ואיורים רבים אחרים שבכרך ניהול במפת"ח) יכולים לשמש גם את הנהלת הארגון. הנהלת הארגון אינה צריכה לבקש מהנהלת המחשוב שום דו"ח מיוחד בשבילה, רק לרכז ו"להציף" כלפי מעלה את המידע התפעולי שלה. כך בדיוק נוהגת הנהלת המחשוב כלפי הפרויקטים שבאחריותה (כפי שראינו לעיל). היא מצפה שהפרויקטים ירכזו את המידע התפעולי השוטף שבידם ו"יציפו" אותו כלפי מעלה. ריכוז ו"הצפה" אלה הם, אגב, אחד מתפקידיה העיקריים של פונקצית ה- PMO (Project Management Office) . מפת"ח הוא אמצעי מרכזי במיסוד וארגון פונקציה זו.

באופן ספציפי יותר, מפת"ח יכול לתרום להנהלת הארגון בנקודות החשובות הבאות:

 ·         בעזרת מפת"ח יכולה הנהלת הארגון להתמקד ביחידת המחשוב, להטמיע בה את נושא האיכות (הסמכה לתקן ISO9000 למשל) תחילה ולהפוך אותה לגורם מוביל בהטמעת האיכות בארגון כולו. סוף סוף, יחידת המחשוב משרתת את כולם ולכולם יש קשרי עבודה שוטפים אתה.

 ·         שיטת מפת"ח ותכנים רבים של הנוהל יכולים לשמש את הארגון כולו גם בפרויקטים ובפעילויות שאינם בתחום טכנולוגית המידע. תכנים אלה הוכיחו את עצמם בשטח ואף זכו להכרה של שיטות ותקני איכות בינ"ל דוגמת תקן ISO9000.

 ·         מחשוב הוא אמנם אחוז קטן מההוצאה בארגון (כ- 3% מהמחזור), אך הוא אחוז גדול מהתפוקה! כל ארגון מודרני, ממשלתי/ציבורי ועסקי/פרטי, מבוסס על מידע זמין ועדכני, היינו, על מערכות מידע. ניהול נכון של מערכות המידע, קרי מפת"ח, הוא איפוא לא רק ניהול יחידת המחשוב אלא בסיס לניהול הארגון כולו, כמוצג באיור 4.

 

איור 4: יחידת המחשוב כספקית שירותי מידע בארגון

 

איור 4 מדגיש לא רק את מעמדה המיוחד של יחידת המחשוב כספקית שירותי מידע (ותשתית מחשוב) לארגון כולו, אלא מציג גם את המבנה הפונקציונלי הפנימי שלה (לא המבנה הארגוני). הקשר עם יחידות הארגון העסקיות הוא בעיקר באמצעות מערכות המידע. אלה השירותים העיקריים שיחידת המחשוב נותנת לארגון (ארגון האם או לקוח חיצוני): מערכות כספיות, מערכות לניהול משאבי אנוש, ניהול רכש ומלאי, שיווק ומכירות, מערכות CRM, ERP וכו'. שים לב למערכת המידע המיוחדת EIS (Executive Information System) המשרתת ישירות את ההנהלה הבכירה של הארגון ומנקזת עבורה מידע ממערכות המידע האחרות (התפעוליות).

מערכות המידע מצדן נשענות על מערכות תשתית חיוניות: מחשבים, מרכזי אחסון, תקשורת, תשתיות פיסיות ועוד. וכל זה "ארוז" במעטפת הניהולית של יחידת המחשוב עצמה – משילוּת IT ITGC (IT Governance & Control). משתמשי הקצה (עובדים בארגון ומחוצה לו) מכירים רק את מערכות המידע איתן הם עובדים, ואינם חשים את שני הרבדים הנוספים: מערכות התשתית וניהול המחשוב. אך הנהלת הארגון צריכה להכיר גם את שני הרבדים האלה, אשר עולים לא מעט משאבים. מפת"ח הוא אחת המתודולוגיות היחידות בעולם שמטפלות בכלל המערכות והפרויקטים בארגון: מערכות מידע ותשתיות, באופן אחיד ועקבי. מתודולוגיה אחת משותפת!

 

מפת"ח מסייע לשתי ההנהלות, הנהלת המחשוב והנהלת ארגון האם, להבין טוב יותר האחת את השנייה, לגבש ביחד מדיניות מחשוב מיטבית ולעקוב אחר ביצועה.

אגב, יש לשים לב שאיור 4 המתמקד בהיבטים הפונקציונאליים, אינו מציג את המיקום של יחידת המחשוב עצמה במבנה הכלל ארגוני. נושא זה נדון במפת"ח בקיט יחידת המחשוב ועשוי בהחלט להשתנות מארגון לארגון.

למידע נוסף והעמקה

לניהול המחשוב מוקדש תת הכרך ניהול הארגון בכרך ניהול. שים לב במיוחד לקיטים:

 ·         תכנית עבודה שנתית

 ·         מיקור חוץ - Outsourcing

 ·         ניהול יחידת המחשוב

 ·         הנהלת הארגון

 

בנוסף, ראה הקיטים הבאים בכרך איכות:

 ·         ניהול האיכות

 ·         ISO 9000  

 ·         תקני איכות אחרים

 

הקיטים הבאים (הנמצאים בכרך נושאים תומכים) הם ברמת הפרויקט, אבל בשל חשיבותם וייחודם עשויים בהחלט לעניין גם את הדרג המנהל:

 ·         ניהול סיכונים

 ·         ניתוח חלופות

 ·         עלות/תועלת

 ·         חישוב עלויות

 ·         היבטים משפטיים

בכל הקיטים יש מצגת מנהלים המציגה את הנושא בתמצית (15-10 שקפים).

 

כלים ממוחשבים

מאמץ רב הושקע במפת"ח, החל מצעדיו הראשונים, להביאו אל שולחן העבודה של המשתמש באמצעות מערכת ממוחשבת ידידותית ונוחה אשר תסייע ללימוד השיטה, הבנתה, הטמעתה והשימוש המעשי בה. תפיסת העולם של מפת"ח היא שמתודולוגיה, או מערכת נהלים צריכה לתמוך בשני מצבים (modes) עיקריים:

 ·         מצב למידה – Study mode

 ·         מצב עבודה – Work mode

 

כולל מעבר נוח ביניהם. לאמור, אם המשתמש התחיל לגלוש במערכת למטרות לימוד ורענון ידע, המערכת צריכה לא רק לסייע לו באיתור נוח ומהיר של המידע הדרוש והצגתו בצורה נוחה ובהירה, אלא גם במעבר מיידי ל"מצב עבודה", אם וכאשר יחליט לעשות זאת. וההפך, אם המשתמש "מתחיל לעבוד" ולבצע פעילות מעשית מסוימת (ייזום פרויקט, אפיון מערכת, חישוב עלויות, ניתוח חלופות, בדיקות, ניהול מכרז, ניתוח סיכונים וכו'), המערכת תאפשר לו לעשות כן ותספק לו מידע עזר (Help) וכל סיוע נדרש, החל מ"הקפצת" גלופת העבודה הנדרשת וכלה בכניסה לקיט המלא. ואם המשתמש (מנהל הפרויקט, למשל) בוחר להסתייע במערכת על מנת להעביר "קורס מזורז", רענון ידע ו"יישור קו ידע" לצוות הפרויקט, כולל סדנא מעשית – יוכל לעשות גם זאת.

לצורך תמיכה בגישה זו, שודרג מפת"ח ממהדורה 9 ואילך למוצר המכיל "שתי אונות" כמוצג באיור 5:

 

איור 5: מפת"ח - מתודולוגיה ממוחשבת וכלי עבודה אקטיבי

מתודולוגיה ממוחשבת

צד ימין באיור מס' 5 (המרובע הכחול) מציג את מערכת ה- Web של מפת"ח שתפקידה להציג את המתודולוגיה בצורה נוחה וקלה ללימוד ולתרגול. הניווט וההתמצאות במערכת הם קלים ואינטואיטיביים. המערכת בנויה בשתי רמות:

 ·         הרמה הגלובלית – Global Mode

 ·         רמת הקיט – Local (Kit) Mode

 

הרמה הגלובלית מאפשרת ניווט והתמצאות רוחביים במתודולוגיה בעזרת מילון מונחים, מפת הקיטים, מפת הגלופות ועמוד בית המכיל בתמצית את רוב מה שנדרש למשתמש. רמת הקיט, היא הכניסה לעולם ידע והוראות עבודה בתחום ספציפי, כגון: אפיון מערכת, ייזום פרויקט, ניתוח חלופות, הערכת סיכונים, אמידת עלויות, ניהול מכרז, בדיקות מערכת, תחקור פרויקט וכו'. פריסת כל התחומים האלה "לרוחב" במפת הקיטים, או בספריית הגלופות, נראית "מפחידה" במבט ראשון, אך יש לזכור שזה טבעה של כל מתודולוגיה המנסה לכסות את עולם IT. עולם IT הוא אכן מורכב ועתיר נושאים ותחומי פעילות. בדומה למילון או קטלוג, המשתמש ייבחר את מה שדרוש לו וייעזר בכל השאר רק במידת הצורך. 

Study & Work Modes

לצד מדריכים (נהלים) והוראות עבודה, מכיל מפת"ח עושר רב של גלופות לימוד ועבודה התומכים במצבי למידה ועבודה (Study Work modes) ומעבר "חלק ואלגנטי" ביניהם. לרשות המשתמש עומד מנגנון קישוריות והפעלת גלופות אשר מוודא שהגלופה תועבר למקום המתאים בתיקיית הפרויקט, תקבל שם משמעותי ותופעל משם ע"י התוכנה המתאימה. קישוריות זו מתבססת על:

 ·         מנגנון ההורדות (Download) התקני של מערכת ההפעלה.

 ·         מנגנון ניהול התוצרים MDM (MethodA Deliverables Management) ייחודי למפת"ח.

 

מנגנון ההורדות התקני של מערכת ההפעלה מתפקד בהתאם למהדורת החלונות, הדפדפן והאופיס המסוימים שמותקנים במחשב המשתמש. מנגנון ניהול התוצרים של מפת"ח מגשר על פערים אלה ובנוסף נותן שירותים מתקדמים, כמו תמיכה בתיקיית My Projects, קישוריות בין התיקייה והמתודולוגיה (מפת"ח + הנהלים שלי), הגעה אל הקיט המדויק הנדרש לצורך המשימה, מעקב אחרי התיקייה "התורנית" וכו'.

 

החיבוריות של מפת"ח לסביבת העבודה של הפרויקט (פורטל או תיקיית הפרויקט) היא ציר מרכזי של מפת"ח, הן בהיבט הטכני (חיבוריות טכנולוגית) והן בהיבט המתודולוגי (חיבוריות בשיטה).

 

מפת"ח האקטיבי – My_IT

צד שמאל באיור מס' 5 (המלבן הירוק) – מפת"ח האקטיבי - הוא כלי מבוסס MS-Office המורכב למעשה מאוסף של תיקיות, לוחות בקרה ותבניות עבודה מוכנות ב- Excel, Word, PowerPoint, Project ,Visio ועוד. מפת"ח האקטיבי ניתן להפעלה בשלושה מצבים, בהתאם לצרכי המשתמש ותפקידו בארגון:

 ·         My_Projects – למנהל פרויקטים או לראש מדור המנהל מספר מצומצם של פרויקטים.

 ·         My_Department – לראש מחלקה או אגף המנהל מספר פרויקטים וכמו כן גם מספר מצומצם של נושאים רוחביים, כגון: משאבי אנוש, ניהול איכות במחלקה\מדור שלו.

 ·         My_IT – למנהל IT שרוצה לראות את הארגון כולו..

איור מס' 6 מציג את לוח הבקרה הרחב ביותר - My_IT.

 

איור 6: מפת"ח האקטיבי  - My_IT

 

מפת"ח האקטיבי אינו בא להחליף כלים ממוחשבים מתקדמים יותר הזמינים בשוק: כלים לניהול דרישות, ניהול פרויקטים, ניהול משימות, ניהול ספקים, תקציב וכו', ובוודאי שאינו תחליף לכלי ITGC (IT Governance & Control) מקיף. מטרתו לספק למשתמש "כלי התחלתי" (Starter) המאפשר מימוש מיידי וזול והתנסות מעשית של עבודה לפי המתודולוגיה (מפת"ח האקטיבי ממצה באופן מרבי את יכולות ה- Office שנמצא כבר על שולחנו של כל עובד ומוכר היטב). הניסיון מלמד ש"הריצה" לקנות כלי ניהול IT ותוכנות יקרות, בלי גיבוש ברור של המתודולוגיה והשיטה לפיה עובדים, היא יקרה ובזבזנית וגורמת, בסופו של דבר, לחוסר שיטתיות ואחידות ולהחזר השקעה (ROI) נמוך או אפילו שלילי. התנסות בכלים דוגמת MY_IT של מפת"ח, היא דרך זולה ומיידית להטמעת השיטה ודרך הפעולה, שהיא הבעיה הגדולה ברוב הארגונים. לאחר הבשלת הארגון ומיצוי יכולות ה- Office, יוחלט על בחירה של כלים מתקדמים יותר. אפיון הדרישות מכלים אלה, היינו מה בדיוק הארגון רוצה וצריך, היא כעת קלה ופשוטה וניתנת להגדרה מהירה על בסיס מה שכבר קיים ומה שחסר.

כלים של צד שלישי

פתיחות מפת"ח בצד המתודולוגי ומימושו בכלי Web ו- Office מאפשרים שילוב קל יחסית של כלי צד שלישי. המערכת הממוחשבת של מפת"ח, מאפשרת לתוכנות צד שלישי לגשת למאגר הידע MethodAולספריית הגלופות המרכזית (MethodC) "ולמשוך" משם ידע וגלופות לפי הצורך. לרשות המשתמש עומד המגוון הרחב של תוכנות הקיימות בשוק לניהול תיקיות ותכנים, ניהול פרויקטים, משרד ממוחשב, ניהול פגישות ומעקב החלטות, ניהול משימות ותהליכי עבודה (Workflow), מעקב החלטות וכו', והוא יכול לבחור את התוכנה המתאימה לו. החיבוריות למפת"ח תיעשה, בקלות, מול כל אחת מתוכנות אלה, במגוון רחב של תצורות תשתית והתקנה, היינו, מערכות הפעלה (חלונות) הקיימות בשוק, מהדורות אופיס ותצורות לקוח/רשת. חיבוריות זו יכולה להיעשות תוך שימוש במנגנון הקישוריות והפעלת הגלופות של מפת"ח או בלעדיו (ע"י גישה ישירה של התוכנות החיצוניות למאגר הידע והגלופות).

מפת"ח ברשת

קיימת גם גרסה של מפת"ח ברשת האינטרנט, שמטרתה העיקרית היא לתמוך במכללות ואוניברסיטאות ובתי ספר ללימודי מחשבים. מהדורה זו אינה מלאה ולא תמיד מכילה את המהדורה העדכנית, אבל היא מספיק בשלה להבנת המתודולוגיה ולתרגול.

 

איור 7: מפת"ח באינטרנט (עמוד השער)

טכנולוגיית APU

הטכנולוגיה בעזרתה נבנה מפת"ח נקראת APU, זאת בשל שלושת שלבי העבודה העיקריים מהם היא מורכבת:

 ·         תהליך הכתיבה – Authoring

 ·         תהליך ההידור – Publishing

 ·         התקנה ושימוש – Using

 

תהליך הכתיבה (Authoring) מתמקד באיסוף התכנים, כתיבתם, ארגונם בתיקיות וספריות מסודרות, וכמובן, ביצוע הגהות, אישורים ואבטחת איכות. התוצר המתקבל בסיומו של התהליך הוא קיט מסודר (או מספר קיטים) המכיל את כל התכנים וההנחיות הדרושים לביצוע השלב הבא שהוא תהליך ההידור או הפרסום (Publishing). בשלב הפרסום מוסבים תכני הקיט לאוביקטים של HTML וקבצי PDF. הטיפול בגלופות נחלק לשניים: גלופות הלימוד מהודרות גם הן לאוביקטים של  HTML וקבצי PDF, בעוד שגלופות העבודה, שהן קבצי MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Project), מועברים כמות שהם לספריית הגלופות המרכזית. מצגות PowerPoint מוסבות לקבציי HTML או מועברות כמות שהן. לאחר הפרסום של כל קיט בנפרד, מגיע שלב הפרסום הגלובלי אשר כולל אריזה של כלל הקיטים, יחד עם מילון המונחים, ספריית הגלופות המרכזית ותכנים גלובליים אחרים למוצר Web שלם, כולל תוכנת התקנה למגוון תצורות רחב. בשלב השלישי, התקנה ושימוש (Using), משתמש מפת"ח גולש במוצר לצרכי לימוד ו/או עבודה. להדגמת שלב זה כדאי פשוט להיכנס למוצר ולהתנסות בו.

הטכנולוגיה בעזרתה נבנה מפת"ח, יכולה לשמש את משתמשי מפת"ח על מנת להוסיף למפת"ח הג'נרי נהלים שלהם ("הנהלים שלי"), כולל גלופות והוראות עבודה מקומיים. לחילופין, ניתן להיעזר בטכנולוגיה זו לבנייה של מערכת נהלים ייעודית של הארגון, לא רק בתחום IT, אלא בכל תחום אחר בו הארגון זקוק למערכת נהלים / הוראות עבודה / גלופות בכל תחום פעילות.

 

טכנולוגית APU בעזרתה נבנה מפת"ח זמינה לבנייה של מערכות נהלים וידע מכל סוג ובכל תחום אחר בארגון. כולל בניית מילון מונחים ארגוני (Organization Taxonomy)וספריית תבניות עבודה (Organization Templates).

 

ניהול איכות

שם המשחק היום הוא איכות. החל מבקרת איכות, דרך אבטחת איכות (QA) וכלה בניהול איכות כולל. כל ארגון, ציבורי ופרטי, שואף להיות איכותי, תוך שימת דגש על איכות השירות ו/או המוצרים שהוא מספק. איכות אינה בחינם ויש לה, כמובן, מחיר, אך מחיר אי האיכות הוא גבוה יותר ועלול לגרום לארגון להיות או לחדול.

אמצעי מרכזי לקידום האיכות, הוא עבודה שיטתית ומסודרת לפי מתודולוגיה ונהלים ברורים. מתודולוגיה מצדה צריכה להתבסס על מודל פשוט וברור, להסתייע בכלים ממוחשבים ולהציג את עצמה למשתמש באופן פשוט וידידותי. היא צריכה להיות ברורה ומחייבת ועם זאת גמישה ו"פתוחה" על מנת שכל אחד ייקח ממנה את מה שמתאים לו וירכיב ממנה את "הפאזל שלו". מתודולוגיה כזו בדיוק היא מפת"ח.

מתודולוגיה לבד, טובה ונכונה ככל שתהיה, איננה פתרון מלא ויש צורך באמצעים משלימים, כגון:

 ·         כלים וסביבות עבודה מתקדמות. כלי פיתוח וניפוי, כלי תפעול ותחזוקה, כלים לבדיקות וניהול תצורה, הפרדה בין סביבת הפיתוח לסביבת הייצור (וסביבת הבדיקות), כלי ניהול ותכנון וכו',

 ·         נהלים ושיטות עבודה משלימים של הארגון אד-הוק בפרויקט,

 ·         ספריות ותיקיות מסודרות, כולל גלופות ודוגמאות, מלווות בכלים ושיטות לניהול תצורה המאפשרים לדעת כל רגע מה נמצא איפה, מי כתב/יצר, מי בדק/אישר, תאריך תוקף, שינוי אחרון וכו',

 ·         קביעת מדדים, שיטות מעקב ומדידה לאורך כל שלבי הפרויקט,

 ·         פעולות של אבטחת איכות ייעודיות, בראשן ניהול סיכונים, בדיקות מערכת, שיקופים וסקרים (Reviews), ניהול שינויים וגרסאות,

 ·         הדרכות והכשרות, כולל תהליכי למידה, העברת ידע, הפקת לקחים (תחקורים) ועוד.

 ·         וכמובן, בראש ובראשונה, כוח אדם טוב. אנשי מקצוע ומנהלים, מעורבות לקוח, מוטיבציה וחזון ועוד.

 

כל אלה יוצרים איכות. לפי הכלל "הפשוט":

 

Quality is free if you do everything else right

ועם זאת צריך לזכור שאין "איכות בכל מחיר". המדד העליון הוא עלות/תועלת. כל פרויקט, משימה ותוצר, נמדדים, בסופו של דבר, במשקפיים של עלות/תועלת. גם נושא האיכות. מתודולוגיה טובה מכילה כלים ושיטות להערכת תועלות (דרך הגדרת יעדים ומטרות ברורים), אמידת עלויות וחישוב כולל של עלות\תועלת. כך לפחות במפת"ח.  

 ·         לנושא מדדים ומדידה מוקדש קיט מיוחד בכרך איכות.

 

 ·         לנושא עלות/תועלת מוקדש קיט מיוחד בכרך נושאים תומכים.

איכות כוללת בארגון

מפת"ח (ושיטות וכלים אחרים בתחום טכנולוגית המידע) אינם מצטמצמים ברמת הפרויקט הספציפי, אלא מסייעים לניהול האיכות של אגף המחשוב (היחידה לטכנולוגיית המידע), ובעקיפין גם ארגון האם. כפי שכבר צוין לעיל, מפת"ח מיועד הן ליחידות מחשב אורגניות השייכות לארגון אם (משרדי ממשלה, מוסדות ציבור, עסקים וכו'), והן לחברות מחשבים ובתי תוכנה, ארגונים שכל עיסוקם הוא מחשוב.

בארגונים מודרניים שהם עתירי מידע יש לטכנולוגיית המידע השפעה עצומה על הארגון בכללותו. בצד השלילי, לחוסר איכות בטכנולוגיית המידע, המתבטא במערכות מידע ותשתית שאינן תואמות את היעדים העסקיים ואינן מתפקדות בזמינות ואמינות גבוהים, יש מחיר ארגוני כבד ביותר. וההפך, בצד החיובי, טכנולוגיית מידע איכותית היא קטר שיכול למשוך את כל הארגון איתו קדימה. הניסיון בארגונים רבים מראה, שיישום שיטות איכות ביחידת המחשוב תחילה, מניב פירות איכות, ישירים ועקיפים, בארגון כולו. ישירים, במערכות המידע והתשתית והשירות שהן מספקות לארגון. עקיפים, להנחלת שיטות עבודה ותקני איכות באגף המחשוב יכולה להיות השפעה סוחפת לארגון כולו.

מניהול איכות לאיכות הניהול.

 

הטמעת מפת"ח

אמצעי מרכזי לקידום איכות המחשוב הוא, כאמור, מתודולוגיה דוגמת מפת"ח. הטמעת מפת"ח תיתכן באחת משתי הדרכים הבאות:

 ·         מלמטה למעלה (Bottom-up): להתחיל ביישום השיטה, באופן הדרגתי, במערכת מידע (פרויקט) מסוימת, לעבור למערכות מידע ופרויקטים נוספים, המשך בטיפול במערכות תשתית, בשילוב מפת"ח בנהלי הארגון הקיימים (תשתית נהלים וכלים) ולבסוף, הפעלת הכרך ניהול לטיפול בניהול המחשוב: מבנה יחידת המחשב, תכנון אסטרטגי, תכניות עבודה שנתיות וכו'.

 ·         מלמעלה למטה (Top-Down): להתחיל ברמת ניהול המחשוב (באופן הדרגתי), למשל, ביישום הקיט תכנית עבודה שנתית. בהדרגה לעבור לנושאי ניהול נוספים ועבודת תשתית של שילוב מפת"ח בנהלי הארגון (בניית ספריית גלופות מרכזית, למשל, וטיוב רוחבי של כל הגלופות והטפסים). רק לאחר כל הפעולות האלה, יותחל ביישום מפת"ח על מערכות מידע ותשתית ספציפיות.

 

בשני המסלולים, הטמעת מפת"ח דורשת מגוון של פעולות רוחביות, כגון הדרכה והכשרות עובדים, שילוב כלים, ליווי פרויקטים, בקרת איכות, התקנת המוצר וכו'. פעולות אלה יבוצעו באופנים שונים לפי דרישות הארגון ואופיו.

הטמעת מפת"ח ברובה איננה פעולת תקורה. היא נעשית במסגרת אבטחת איכות שוטפת של הפרויקטים שהיא מצדה נכללת במסגרת העשייה של הפרויקט עצמו.

 

למידע נוסף והעמקה

לנושא איכות מוקדש כרך מיוחד בשם זה במפת"ח, הנחלק לשני תת-כרכים: כלים וטכניקות, מתודולוגיות וסטנדרטים. קיטים בולטים בכרך זה הם:

בתת הכרך כלים וטכניקות

 ·         אבטחת איכות

 ·         אימות והוכחת תקפות – Verification & Validation

 ·         שיקופים וסקרים - Reviews

 ·         מדדים

 

בתת הכרך מתודולוגיות וסטנדרטים

 ·         תקן ISO9000

 ·         מודל CMMI

 ·         גוף הידע PMBOK

 

חשוב עם זאת לזכור שמפת"ח כולו הוא "נוהל איכות" או "נוהל אבטחת איכות". כל הקיטים של מפת"ח מטפלים בצורה זו או אחרת בנושא איכות ואבטחתה (או הבטחתה), לפי הכלל שכבר ראינו האומר: Quality is free if you do everything else right.

 

להטמעת מפת"ח מוקדש קיט מיוחד בשם הטמעת מפת"ח בארגון בכרך ניהול, כולל מסמך ייזום להתנעת פרויקט זה.

 

סיכום, ייחודיות מפת"ח

כלל ידוע אומר:

 

Any standard is better than no standard.

כלל זה תקף גם לגבי מפת"ח. כוחה של כל שיטה, מתודולוגיה או נוהל נובע מעצם העובדה שציבור רחב משתמש בה (בו), פועל לפי דפוסים אחידים ומדבר באותה שפה. עם זאת, יש למפת"ח מספר תכונות ייחודיות העושות אותו ליותר מאשר "עוד נוהל". תכונות אלה הן:

 ·         מפת"ח מבוסס על מודל דו-ממדי פשוט והגיוני. המימד הראשון במודל הוא תכולת המערכת, היינו, התוצר אליו שואפים - עץ המערכת בשפת מפת"ח. המימד השני הוא התהליך המגדיר את השלבים והפעילויות שיש לנקוט על מנת להגיע לתוצר - מחזור חיים בשפת מפת"ח. שילוב שני הממדים יוצר מטריצה דו-ממדית המלווה את תהליך הפיתוח והתחזוקה לכל אורכו. בכל רגע נתון, ניתן לבחון את תכני המערכת ואת התנהלות הפרויקט בראיה של ציר עץ המערכת, של ציר מחזור החיים, או בראיה משולבת. מודל מפת"ח מציג תפישת עולם אחת ושפה אחידה עבור כל תחום המחשוב (ובעקבותיו גם תחומים אחרים בארגון), הן ברמת הארגון והן ברמת הפרויקט (המערכת הבודדת).

 ·         מפת"ח הוא נוהל-מסגרת פתוח ולא מתודולוגיה קשיחה. מפת"ח מדגיש יותר את התוצרים - את ה"מה" ופחות את התהליך - ה"איך". פתיחות זו מעודדת שימוש בטכניקות וכלים השייכים לסביבה הממוחשבת המקומית וכן התאמות לצרכים ייחודיים של הפרויקט. פתיחות זו גם באה לידי ביטוי ביכולת לשלב את נהלי הארגון, הנהלים שלי, במפת"ח, הן ברמה הגלובלית של המתודולוגיה והן ברמת הקיט.

 ·         קידום השימוש בתקינה ורגולציה לסוגיה השונים: תקינה בינ"ל וישראלית, תקינה פורמלית, תקינה "למעשה" או רשימות תיוג מקצועיות (checklists). התקנים השונים משובצים באופן טבעי וברור במקומות המתאימים, כך שהנוהל "מוביל" את המשתמש לשימוש בתקינה באופן שוטף ורצוף.

 ·         כיסוי מלא של מחזור החיים ותמיכה במגוון רחב של מחזורי חיים דינאמיים: פיתוח בסבבים, Agile.

 ·         הכללת שלבים "מוזנחים" יחסית, כגון: ייזום, בקשה להצעות (מכרזים), והערכת מערכת (תחקור), כחלק אינטגרלי של מחזור החיים. בקשה להצעות היא דוגמא בולטת במיוחד. מתודולוגיות קלאסיות להנדסת תוכנה וניהול פרויקטים, מתעלמות משלב מרכזי זה, כנראה משום שהוא נראה בעיניהן כתהליך אדמיניסטרטיבי "לא הנדסי", המתאים בעיקר לגופים ממשלתיים וציבוריים. תקני איכות בינ"ל, לעומת זאת, דוגמת ISO9000 ואחרים, משתיתים את כל תהליך פיתוח תוכנה ותחזוקתה על יחסי ספק/לקוח! כך גם כל השיטות של Outsourcing. שלב בקשה להצעות הוא מרכז הכובד של יחסי ספק/לקוח ולפיכך מפת"ח מכיר בו כשלב מרכזי ואורגני של מחזור החיים, כולל סיומו ב- SOW של הפרויקט. במקרים בהם אין שלב בקשה להצעות (פיתוח פנימי) מתבצע במקומו ניתוח חלופות והתקשרות חוזית פנימית בין הלקוח לגוף המפתח.

 ·         טיפול זהה במערכות מידע ובמערכות תשתית. מפת"ח הוא בין המתודולוגיות היחידות בעולם אשר מגדיר שיטה דומה, אם לא אחידה, למערכות תשתית ומערכות מידע. רוב המתודולוגיות להנדסת תוכנה מתמקדות במערכות מידע ומשאירות את הטיפול במערכות תשתית ל"נהלים אחרים". התועלת מהכללת מערכות התשתית והמידע תחת אותה מתודולוגיה היא משולשת. ראשית, מערכות תשתית מתנהלות כפרויקט לכל דבר. שנית, היא מאפשרת "לנוע בקלות" בין שני סוגי מערכות אלה ולוודא שכל השקעה בתשתית תתבטא בתועלת עבור מערכות המידע ושמערכות המידע אינן בונות תשתית לעצמן, אלא נעזרות בתשתיות הקיימות (או דוחפות לתשתיות חדשות משותפות). ושלישית, רק באופן זה ניתן להחיל "ניהול מחשוב" כולל ומקיף שלא משאיר "חורים".

 ·         למפת"ח יש שתי "נשמות": האחת, שיטה, מתודולוגיה, נוהל, לעתים עד כדי ירידה להוראות (פרוצדורות) עבודה מדויקות. והשנייה, מאגר ידע המכיל מידע רחב בתחום טכנולוגיית המידע: קישורים לאתרי ידע, הפניות לתקינה, נספחים והרחבות, רשימות תיוג, הנחיות מקצועיות, הפניות לספרות המקצועית, שלדי חוזים, מילוני מונחים וכו'. מאגר זה הוא "כחומר ביד היוצר" ועומד לרשות המשתמש אשר ייעזר במידע הנחוץ לו בהתאם לצרכיו.

 ·         משאבים רבים הושקעו בהפיכת מפת"ח למוצר אינטראקטיבי, נוח להפעלה וידידותי למשתמש (Web application) המתפקד בשני מצבי פעולה עיקריים: לימוד ועבודה. במצב לימוד, מתפקד המוצר כ"מאמן אישי" המסייע למשתמש למצוא את דרכו בסבך עולם טכנולוגיית המידע, לרכוש ידע ולשפר מיומנות, בקלות ונוחות. במצב עבודה, מתפקד המוצר כ"חולית קישור" בין עולם הידע וסביבת ניהול הפרויקט. מפת"ח מכיל מנגנון מיוחד בשם MDM (MethodA Deliverable Manager), אשר מאפשר קשר דו-כיווני בין מאגר הידע ותיקיית (פורטל) הפרויקט.

 ·         מפת"ח איננו מיועד רק לאנשי מחשוב. במפת"ח הושם דגש רב על שילוב כל הגורמים המעורבים בפרויקט, כולל גורמים שאינם מקצועני מחשוב כגון: מנהלים, משתמשים (מומחי יישום), אנשי כספים (חשבים) ורכש, מינהל תכנון ובקרה, אנשי או"ש, יועצים משפטיים, מבקרי ענ"א ועוד.

 

כל אחת מתכונות אלה היא בעלת משקל סגולי וחשיבות בפני עצמה. ביחד, הן משלימות זו את זו כך שהשלם גדול מסכום חלקיו. דוגמא להשלמה כזו היא היכולת להתחיל את השימוש במפת"ח בכל נקודת זמן בחיי המערכת. מערכות שלא השתמשו במפת"ח בשלבים הראשונים (ייזום, אפיון, עיצוב) יכולות לעשות זאת בשלבים המאוחרים (בדיקות ומבחני קבלה, תפעול ותחזוקה). ובודאי שתמיד אפשר לתחקר ולהעריך מערכת קיימת בשיטת מפת"ח. ליכולת זו יש חשיבות עצומה לגבי הטיפול במערכות קיימות והיא נובעת מהשילוב של כל התכונות הנ"ל.

אפשר על כן לומר:

 

Any standard is better than no standard, but it better be a good one

איור 8 מסכם את השילוב של נוהל, מאגר ידע ומודל מפת"ח:

 

 

מפת"ח הוא שילוב של ישן וחדש. הוא "עושה סדר" במונחים ובמושגים מוכרים וידועים, בלי "להמציא את הגלגל". לצד זאת, הוא מציג תפיסה חדשנית ומקיפה, הן ברמת הפרויקט (המערכת) והן ברמת כלל המחשוב בארגון, המבוססת על מודל פשוט וברור המובן לכל הקשורים לתחום המחשוב בארגון.

 

שימוש והתמצאות במפת"ח

מכאן לאן? מה הצעד הבא? כיצד עוברים לשימוש מעשי במפת"ח?

להלן שתי אפשרויות עיקריות:

 ·         ניווט חופשי – שיוט חופשי במפת"ח בעזרת מילון המונחים, חיפוש ועזרים אחרים

 ·         ניווט לפי התפקיד בארגון

 

מי שרוצה להעמיק תחילה בשיטה ובקונספציה של מפת"ח, יפנה לקיט מודל מפת"ח.

 

ניווט חופשי

המערכת הממוחשבת של מפת"ח (MethodA) היא תוכנת Web המאפשרת "שיוט" וגלישה נוחים. הניווט במוצר מתבצע במגוון כלים ועזרים:

 ·         מפת המוצר

 ·         ספריית גלופות וטפסים מרכזית

 ·         תוכן עניינים כולל  preview של הקיט

 ·         מילון מונחים

 ·         עזרה

 ·         הכרת מפת"ח

 

עזרים אלה מאפשרים התרשמות מהירה וכוללת של תכניי מפת"ח והתמקדות מהירה בנושא/קיט שנראה למשתמש רלוונטי ומעניין. בתוך הקיט יש הבחנה בין משתמש מנוסה ומשתמש מתחיל ויכולת להתמקד במסלול "לימוד" מול מסלול "עבודה".

 

ניווט לפי בעלי תפקידים

אפשרות שנייה היא הגדרת "מסלול שיוט" כפונקציה של התפקיד בארגון. להלן מספר הגדרות  של בעלי תפקידים ואופן הניווט ("השיוט") המומלץ עבורם.

מנהל המחשוב

מנהלים מבצעים בד"כ את המשימות הבאות:

 ·         פיקוח ובקרה על הדרג המקצועי המבצע פרויקטים ומטפל במערכות ספציפיות.

 ·         ביצוע משימות ניהול מובהקות שבאחריותם הישירה, לטווח ארוך ובינוני, כגון תכנית עבודה שנתית ותכנית אב.

 ·         כיבוי שרפות - מענה מיידי לבעיות מזדמנות שמתעוררות בשטח.

 

בהתאם לכך, יהיה המשך הקריאה בנוהל ע"י המנהל, בשלושת הדרכים הבאות:

 ·         פנה לכרך יסודות/מחזור חיים. אתר שם את הקיט המתאים לשלב בו נמצאת (צריכה להימצא) המערכת שהנך רוצה לפקח/לבקר: ייזום, אפיון, בקשה להצעות – RFP וכו'.

 ·         גש לכרך ניהול / תת הכרך ניהול הארגון ואתר את הקיט המתאים שם: תכנית עבודה שנתית, ניהול פרויקט Outsourcing וכו'.

 ·         דפדף במילון המונחים ונסה לאתר שם את המונח הקרוב ביותר ל"שרפה של היום": סיכונים, אבטחת מידע, חלופות, עלות, לו"ז, שיקופים (Reviews) או סקרים, תקלות, ניהול שינויים, תחזוקה וכו'.

מומחה יישום, נציג משתמשים

 ·         גלוש במפת"ח כולו לקבלת מושג כללי על תכולתו

 ·         הקדש תשומת לב מיוחדת לכרך יסודות/מחזור חיים

 ·         קרא בעיון נוסף את הקיטים: ייזום, אפיון, בדיקות

 ·         שים לב לקיטים: שיתוף המשתמש, ניהול שיקופים, תיעוד, ניהול סיכונים

 

מנהל בארגון האם

 ·         עיין בקיט ייזום בכרך יסודות/מחזור חיים

 ·         דפדף בכרך ניהול בפרט בקיט הנהלת הארגון שם.

 ·         נסה את מילון המונחים, בפרט הערכים: ניהול, סיכונים, עלות/תועלת, עלויות, תכנית עבודה שנתית, מחסן נתונים, EIS,  Outsourcing.

חבר ועדת רכישות והתקשרויות (ועדת מכרזים)

 ·         קרא בעיון את הקיט בקשה להצעות - RFP בתת-כרך מחזור חיים

 ·         ראה הקיט ועדות רכש והתקשרויות בכרך ניהול.

 ·         נסה את מילון המונחים, בפרט הערכים: התקשרות, סיכונים, עלות/תועלת, עלויות, ייזום, אפיון, בקשה להצעות, RFP, תכנית עבודה שנתית.

יועץ משפטי

 ·         קרא בעיון את הקיט היבטים משפטיים בכרך נושאים תומכים.

 ·         נסה את מילון המונחים, בפרט הערכים: חוזים, התקשרות, סיכונים, עלויות, אפיון, בקשה להצעות, RFP, לקוח, תקינה, משתמש.

חשב/כלכלן/קצין תקציבים

 ·         קרא בעיון את הקיט תכנית עבודה שנתית בכרך ניהול תת הכרך ניהול הארגון.

 ·         ראה הקיטים חישוב עלויות, אמידת עלויות ועלות/תועלת בכרך נושאים תומכים.

 ·         נסה את מילון המונחים, בפרט הערכים: התקשרות, סיכונים, עלות/תועלת, עלויות, ייזום, אפיון, בקשה להצעות, RFP, תכנית עבודה שנתית.

מבקר מערכות מידע

 ·         דפדף במערכת בשיטת הניווט החופשי לעיל. שים לב במיוחד לתת-כרך מחזור חיים, ולכרכים איכות וניהול.

 ·         נסה את מילון המונחים, בפרט הערכים: התקשרות, תקינה, סיכונים, עלות/תועלת, עלויות, ייזום, אפיון, בקשה להצעות, RFP, בדיקות, מבחני קבלה, תחקור, הערכת מערכת, אבטחת איכות, תכנית עבודה שנתית.

מקצועני מחשב

מקצועני מחשב: מנתחי מערכות, מעצבים, מתכנתים בכירים, אנשי אבטחת איכות, אנשי סיוע טכני, צריכים להכיר את מפת"ח באופן יסודי ומקיף.

 

מפת"ח מיועד לכל הגורמים המעורבים בפרויקט. כל אחד יכול למצוא במפת"ח את הנושאים החשובים לו. מפת"ח מדבר אל כל אחד בשפתו, בלי לאבד את אחידות השיטה והשפה המשותפת.