בדיקת תיעוד

בדיקת תיעוד

מטרת מדריך זה היא להנחות את בודקי התיעוד כיצד לבדוק תוצרי תיעוד וכיצד להגיש את ממצאי הבדיקה. "תיעוד" כאן הוא כל "מסמך": טקסט, תרשימים, מצגות וכו', בכל פורמט שהוא: מודפס, אלקטרוני וכו', אשר מתאר רכיב זה או אחר של המערכת או ניהולה. עם זאת, הדגש הטבעי הוא על "מסמכי מערכת" מרכזיים, כגון: מסמך ייזום, אפיון, מפרט, תיק מערכת וכו'. ההנחיות שלהלן נכונות לכל מי שמבצע בדיקת תיעוד מכל סיבה שהיא: פונקצית אבטחת איכות בארגון, פונקצית אבטחת איכות בפרויקט, מבקר חיצוני, מבקר פנימי וכו' וגם לכותב את המסמך עצמו (אנשי הפרויקט) לצורך בדיקה עצמית.

מבוא והסבר כללי

חלק מרכזי בעבודת אבטחת איכות הוא בדיקת תוצרים, בכללם תוצרי תיעוד ומסמכים שהופקו לאורך מחזור החיים: מסמך ייזום, תיק אפיון, מפרט, מפ"ל (מסמך פנימי לבדיקת בקשה להצעות), תיק עיצוב וכו'. בבדיקת תוצרי תיעוד אלה יש לפעול לפי ההנחיות המפורטות במדריך זה. הנחיות אלה נכונות לכל מי שמבצע בדיקת תיעוד מכל סיבה שהיא: פונקצית אבטחת איכות מרכזית בארגון, פונקצית אבטחת איכות בפרויקט (נאמן א"א), מבקר חיצוני, מבקר פנימי וכו'. הנחיות אלה טובות גם למי שכותב את המסמך (אנשי הפרויקט) לצורך בדיקה עצמית.

מדריך זה אינו בא במקום ההנחיות שבגלופות המסמכים הרלוונטיים, אלא משלים אותן ומפרט דגשים לבדיקת איכות שלאחר הכתיבה.

 

צורה מול תוכן

ברוב המקרים, הבדיקה היא צורנית/מבנית ואיננה נכנסת ישירות לתכנים עצמם. התכנים נבדקים בעקיפין דרך הצורה והמבנה,כלומר דרך ההתאמה למפת"ח, מבניות וסדר כלליים ועקיבות פנימית. במקרים נדירים יותר, תגלוש הבדיקה גם לבדיקת תכנים ממש ולחוות דעת באשר למהות המערכת. הבודק יקפיד לציין, אם הבדיקה היא רק צורנית או גם לתכנים, במנהלה של מסמך הממצאים המתואר בסעיף אופן הגשת הממצאים להלן.

האמנות של אבטחת איכות בכלל ובדיקת תיעוד בפרט, היא בדיקה עקיפה של תכני הפרויקט, דרך בדיקת מבניות, צורה ונורמות מקצועיות מקובלות, בלי להתעמת עם צוות הפרויקט.

 

היקף הבדיקה

בדיקת תיעוד, כמו כל פעילות אבטחת איכות אחרת, יכולה להיעשות במספר אופנים או רמות. שני האופנים העיקריים הם:

 ·         בדיקה ראשונית ומהירה.

 ·         בדיקה מפורטת (מעמיקה) סעיף אחרי סעיף.

 

הבדיקה מושפעת גם מסוג המסמך כמוסבר להלן, מהחשיבות היחסית של מדדי האיכות  וכמובן מסוג הפרויקט ומצבו.

 

בדיקת תיעוד, כמו כל פעילות אבטחת איכות אחרת, חייבת להתבצע "בזמן אמת" ובתגובה מהירה על מנת לא לעכב את הפרויקט ולחזק את הגישה החיובית לאבטחת איכות.

 

מדדי איכות כלליים

תיעוד טוב נבחן, ראשית ועיקר, במידת עמידתו במדדי האיכות הכלליים הבאים:

בהירות

יכולת הבנת הנקרא גם ע"י מי שאיננו מצוי בכל פרטי הפרויקט.

מבניות

בהתאם לפורמט / תקן של מבנה התוצר הנדון.

שלמות

קיום כל הרכיבים / סעיפים הנדרשים.

התמצאות

יכולת לעבור בקלות מסעיף לסעיף במסמך ומהמסמך למסמכים חיצוניים בלי לאבד את "נקודת הבסיס" (היכן אני נמצא).

נכונות

תכני כל רכיב מתאימים לכותרתו ול"כוונת המחוקק".

עקביות

רכיבי המסמך משלימים זה את זה ואינם סותרים.

רמת פירוט

בהתאמה לשלב בו נמצאת המערכת וסוג / אופי / היקף הפרויקט.

תאימות

 התאמה לנהלים ותקנים פנימיים בארגון.

 

 

סוגי תיעוד

את תוצרי התיעוד של מערכת ממוחשבת ניתן לסווג עפ"י מספר שיטות:

 ·         בשיטת מפת"ח, ההבחנה היא בין תיעוד שהוא חיוני לתפעול המערכת ותחזוקתה ובין תיעוד תהליך הפיתוח ובניית המערכת שהוא חשוב מאד (גם לאחר השלמת הפיתוח) אבל אפשר להסתדר בתפעול השוטף בלעדיו. שני סוגי תיעוד הראשונים שמפת"ח מגדיר הם תיעוד תפעולי ותיעוד הפיתוח.

 ·         הבחנה נוספת, חשובה לא פחות, היא בין שלוש הקטגוריות תיעוד מחזור החיים (מסמכי המערכת), תיעוד עץ מערכת ומסמכי ניהול ומנהלה (שונות)

 ·         ארגונים בהם ניהול האיכות מתבצע עפ"י תקני ISO9000 מחלקים את התיעוד למסמכים מבוקרים ורשומות איכות.

 

להסבר מקיף על סוגי התיעוד השונים, ראה קיט תיעוד בכרך נושאים תומכים.

סוגי בדיקה

בדיקה ראשונית ומהירה

כמעט בכל מקרה מומלץ לבצע תחילה מעבר ראשוני ומהיר על המסמך. מעבר כזה חשוב, ראשית, לבודק עצמו, על מנת לקבל מבט ותמונה כלליים לפני הירידה לפרטים. בסיום המעבר המהיר תתקבל החלטה אם להמשיך בבדיקה מעמיקה או לא. החלטה שלא להמשיך לבדיקה המעמיקה עשויה להיות עקב סיבות שונות:

 ·         "אין זמן"

 ·         מדובר בבדיקה חוזרת וממוקדת

 ·         התגלו חסרים רציניים ומשמעותיים שמחייבים החזרת המסמך לכותב

 

קשה לקבוע משך זמן לבדיקה מהירה שכן היא מותנית בסוג המסמך ובהיקפו ובפרמטרים רבים אחרים. כלל אצבע: שעתיים עד שלוש.

בבדיקה מהירה וראשונית זו, מומלץ להיעזר ברשימת התיוג הבאה:

 ·         כותרות ועמוד שער

 ·         קריאות ובהירות כלליים

 ·         מבנה וסיעוף - בדיקה ראשונה

 ·         היקף (סוג) המערכת ומהותה

 ·         ייחוס ברור למחזור החיים (מיקום המערכת)

 ·         "עובי" וגודל

 ·         ניהול תצורה

 ·         מבנה וסיעוף - בדיקה שנייה

 ·         המשכיות ממסמך קודם

 

בסיום הבדיקה הראשונית יש להחליט אם להמשיך בבדיקה המפורטת או לעצור ולהחזיר את המסמך למגיש. אם הבודק סבור שניתן להמשיך בבדיקה, כל הממצאים שנאספו עד כאן "יירשמו בצד" ויובנו לתוך מסמך הממצאים הסופי המתואר להלן. אם הבודק בדעה שאי אפשר להמשיך בבדיקה הוא ידווח על כך לגורם המתאים בפורמט חופשי, בכתב או בע"פ, לפי נהלי הארגון והפרויקט. הסעיפים לעיל יכולים לשמש מבנה לדו"ח כזה.

 

כותרות ועמוד שער

המסמך צריך להכיל עמוד שער המציין בברור את:

 ·         שם המערכת (וסימול ברור), מהותה (מידע, תשתית), מהדורה והיקף.

 ·         סוג המסמך: ייזום, אפיון, מפרט וכו'.

 ·         כותב המסמך: ארגון, יחידה ארגונית, פרט (איש).

 ·         מאשר המסמך. מי (בארגון) קרא מסמך זה ואישר אותו.

 ·         עפ"י איזו מהדורה של מפת"ח נכתב המסמך.

 

כל עמוד במסמך צריך להכיל:

 ·         כותרת עליונה ותחתונה החוזרות על חלק מהמידע שבעמוד השער: שם המערכת, הארגון, המסמך, מהדורה וכו'

 ·         מס' עמוד

 ·         זכויות יוצרים או מגבלות משפטיות אחרות ("מסמך פנימי" וכו')

 ·         סיווג בטחוני

 

ראה קיט כתיבת תיעוד בכרך נושאים תומכים.

קריאות ובהירות כלליים

בדיקה לקריאות ובהירות כלליים:

 ·         האם המסמך קריא? הדפסה ברורה?

 ·         שימוש עקבי בגופנים? שימוש נכון בצבע?

 ·         צפוף מדי? מרווחים בין שורות, בין אותיות וכו'

 ·         מרווח מדי? מסמך "מנופח"?

מבנה וסיעוף - בדיקה ראשונה

א.       בדיקה לחמשת הסעיפים הראשיים:

1.       יעדים

2.       יישום

3.       טכנולוגיה

4.       מימוש

5.       עלות (משאבים)

ב.       האם אחד או חלק מהם חסר או "דליל" באופן בולט?

ג.        האם יש הקפדה גם בתת הסעיפים (רמה שנייה לפחות) על סרגל מפת"ח?

ד.       אם יש נספחים - תמיד בסוף! הנספחים יהיו מסופררים לפי סעיפי עץ המערכת ולא א', ב', ג' וכדומה.

 

היקף (סוג) המערכת ומהותה

מסעיף 5.5 ריכוז עלויות ופריסתן צריך שיהיה ברור באיזה היקף פרויקט מדובר: ג1, ג2, ג3. סעיף זה צריך גם להיות תואם את ההתרשמות משאר הסעיפים בעיקר מסעיפים 2.21 (נפחים ועומסים), 4.2 (תכנית עבודה) ו- 3.3 (מספר תחנות קצה)

מעמוד השער ומפרק היעדים (ומכל שאר הפרקים), צריך שיהיה ברור באיזה סוג מערכת/פרויקט מדובר:

 ·         מידע או תשתית

 ·         חדשה או שיכתוב (מהדורה, גרסה למערכת קיימת)

 ·         פיתוח מערכת בהזמנה (Turnkey) או רכישת חבילה

 ·         סיווג בטחוני

ייחוס ברור למחזור החיים (מיקום המערכת)

האם ברור היכן בדיוק נמצאת המערכת/פרויקט על פני ציר מחזור החיים? סוג המסמך ושמו צריך להעיד על כך, אך לא תמיד זה ברור. מקור נוסף הוא פרק המימוש, בפרט סעיפים 4.2 ו- 4.3 מהם חייב להיות ברור היכן נמצאת המערכת.

במערכות מסוג ג1 מותר להגיש מסמך ייזום/אפיון מאוחד. יש לראותו כמסמך אפיון לכל דבר. הבדיקה העניינית תהיה בהתאם ובשלב השני, בבדיקה המעמיקה.

"עובי" וגודל

גודל המסמך צריך שיהיה סביר ומתאים לתוכנו ולהיקף הפרויקט:

א.       מסמך ייזום: מומלץ 4-7 עמודים, מקסימום 10!

ב.       מסמך אפיון/מפרט/עיצוב:

             ·         אם פחות מ- 30 עמוד: האם אין זה "ייזום מורחב"? האם מוצדק?

             ·         אם למעלה מ- 50 עמוד, ילווה בתמצית מנהלים (ראה הפרק תמצית מנהלים).

ג.        מסמכים עבים במיוחד:

             ·         הקפדה על תוכן העניינים, רשימת טבלאות ותרשימים

             ·         נספחים התומכים בסעיפים "שמתפוצצים", לא בגוף התיק

             ·         גוף התיק לא יעלה על 100 עמודים!

             ·         האם המסמך מכיל "עזרים" המסייעים לקריאה?

ניהול תצורה

בהמשך לבדיקת סיעוף ומבנה לעיל.

 ·         תוכן: במסמכים גדולים יש להקפיד על תוכן העניינים, ממנו אפשר לראות אילו סעיפים מולאו ואילו עדיין לא.

 ·         מהדורות: המסמך חייב להתייחס למהדורה X של המערכת. רצוי מאד בכותרת שבראש כל עמוד (כמו בדוגמאות שבמפת"ח).

 ·         רכיבי 98.X נקודות פתוחות ו- 99.X דרישות עתידיות: האם נעשה בהם שימוש? מה כמותם? באיזו רמה בעץ הם נמצאים?

מבנה וסיעוף - בדיקה שנייה

בהמשך לבדיקת סיעוף ומבנה לעיל יש לבצע דגימה אקראית של הסיעוף המשני, האם קיים, האם לא "דליל" או עבה מדי. סעיפים רגישים במיוחד הם:

 ·         1.1 לקוח - מומחה היישום. (שם אישי, לא רק ארגוני)

 ·         1.2 יעדים ומטרות (או לחילופין לפחות 1.3 בעיות)

 ·         1.5 תכנית עבודה שנתית

 ·         1.7 אופק הזמן

 ·         2.2 תיחום חיצוני (או לחילופין לפחות 2.3)

 ·         2.21 היקפים

 ·         4.1 גורמים מעורבים

 ·         4.2 תכנית עבודה (או לחילופין לפחות 4.3)

 ·         5. עלות: 5.1 עלות הקמה, 5.2 עלות שוטפת

המשכיות ממסמך קודם

במקרה של מסמך שהוא המשך של מסמך קודם, כגון אפיון אחרי ייזום, מפרט אחרי אפיון, עיצוב אחרי אפיון וכו', חשוב לבדוק, כבר בבדיקה הראשונית, מה התרומה של מסמך זה ובאיזו מידה הוא ממשיך את המסמך הקודם. גם בלי שהמסמך הקודם לפניך, אפשר לבדוק באופן הבא:

 ·         סעיפים "רזים" - סביר שהועברו או שהם מפנים למסמך הקודם

 ·         סעיפים "שמנים" ונספחים - סביר שהם התרומה העיקרית של מסמך זה

 ·         יש/אין הפניות למסמך הקודם. בדוק את רכיב 4.5!

 

יש לשים לב שהשוואה של התכנים היא נושא רגיש! האם זה בתחום אחריות הבודק? האם זה מה שהתבקש לעשות? בכל מקרה, לא בבדיקה הראשונית.

בדיקה מפורטת ויסודית

בדיקות פרטניות למסמכים, תכניות עבודה ותכולת המערכת, יכולות להיעשות באחת משתי הדרכים הבאות:

 ·         לפי סעיף זה, כמוסבר להלן.

 ·         לפי הסעיף הבא בדיקות כפונקציה של סוג המסמך, כמוסבר שם.

 

סעיף זה עדיין ערוך כרשימת תיוג "חופשית", לאורך רכיבי עץ המערכת, ואיננו מותנה בסוג מסמך זה או אחר. ההחלטה אם לפעול לפי סעיף זה או לעבור הישר לסעיף הבא, היא בידי הבודק, בהתאם לנוהלי אבטחת איכות בארגון.

במחזור החיים של מערכת ישנם שלבים בהם מבוצעת בדיקת תיעוד כחלק מתוצרי השלב. יש לפנות לקיטים המתאימים המתארים בפירוט את תהליך בדיקת התיעוד. יש להימנע מכפילות וחזרות.

 ·         שלב בדיקות מערכת – תיעוד המערכת נבדק כחלק מבדיקת מוכנות המערכת למעבר לייצור.

 ·         שלב תחקור\הערכת מערכת – תיעוד המערכת נבדק בדיעבד להפקת לקחים על תהליך הפיתוח. ראה קיט תחקור – הערכת מערכת בכרך יסודות\מחזור חיים.

 ·         בכל שיקוף (Review) מתקיים תהליך בדיקה מפורטת דומה מאד לנדרש במדריך זה.

 

להלן המלצות לבדיקת "סעיפי המסגרת" של תיקי מערכת. המלצות לבדיקת הרכיבים עצמם, נמצאות בקיטים השונים כמפורט לעיל. כמו כן, גלופת תיק בדיקות תורתי בקיט בדיקות מערכת וגלופת תיק אפיון בכרך יסודות\מחזור חיים הן מאגר הידע המרכזי לפרמטרים לבדיקת תיעוד המפורטת והיסודית. ראה שם.

 

תמצית מנהלים

 ·         האם צורפה למסמך תמצית מנהלים?

 ·         האם היא קריאה וברורה?

 ·         האם היא נותנת תמונה ברורה של הפרויקט?

 ·         איך התמצית "מתחברת" עם סעיפי 0.X שבגוף המסמך?

 

ראה קיט כתיבת תיעוד בכרך נושאים תומכים, בייחוד הפרק הדן בתמצית מנהלים.

0. מנהלה

סעיף המנהלה מעניין בפרט אם השלב הנוכחי עדיין לא הסתיים. במקרה זה ייבדקו:

 ·         תכנית עבודה עדכנית

 ·         מעקב ביצוע מול תכנון שוטף

 ·         אישורי ביניים

 

אם השלב הסתיים והמנהלה היא בבחינת "היסטוריה" של ניהול השלב שהביא לכתיבת המסמך, חשיבות בדיקתה יורדת. אך עדיין חיוני לבדוק:

 ·         אישורים סופיים - יש?

 ·         מעקב ביצוע מול תכנון סופיים (אינדיקציה לשלבים הבאים?)

X.0 סעיפי הבהקים

סעיפי הבהקים צריכים לתת מבט כולל ואת "הארכיטקטורה" של הפרק הנדון. עליהם להיות קצרים ותמציתיים. אם יותר מעמוד אחד, יש לבדוק מדוע. לעתים הדבר נובע מתמצית המנהלים הנגזרת מסעיפים אלה. אם לא כך, או אם יותר משני עמודים, יש להעיר על כך ול"פזר" את תוכנו של הסעיף בסעיפים הקונקרטיים המתאימים.

נספחים

נספחים יסומנו במספר הסעיף אליו הם מתייחסים. למשל:

 ·         נספח 2.19 - אבטחת מידע

 ·         נספח 4.1.4 - פרטי הספק

 

להוציא מקרים באמת מיוחדים, אין סיבה לשיטה של נספח א', נספח ב' וכו'. בשיטת מפת"ח כל נספח הוא הרחבה של סעיף בגוף המסמך (רכיב בעץ המערכת).

נספחים שכיחים (שחוסר קיומם דורש בדיקה):

 ·         נספח 98: ניתוח חלופות

 ·         סיכומי שיקופים

סוגי מסמכים

בדיקות פרטניות למסמכים, תכניות עבודה ותכולת המערכת, יכולות להיעשות באחת משתי הדרכים הבאות:

 ·         לפי הסעיף בדיקה מפורטת ויסודית לעיל. ראה שם.

 ·         לפי סעיף זה בהתאם לסוג המסמך, כמוסבר להלן.

 

יש לשים לב שהמיוחד בבדיקות שנעשות בהתאם לסעיף זה הן הגלופות העומדות לרשות הבודק אשר בנויות כטופס ורשימת תיוג לבדיקה. גלופות אלה מסייעות מאד לבודק, אך גם מחייבות אותו לפעול באופן שיטתי ומאפשרות לבדוק את הבודק. גלופות אלה, לאחר שימולאו בהערות הבודק וממצאיו, יוצמדו לטופס סיכום ממצאי אבטחת איכות לפרויקט הנדון.

שים לב לחלקים המוקדשים למערכות מידע ומערכות תשתית במפת"ח בהם מופיעים עצי מערכת אנכיים (ספציפיים) ובהם מודגשים נושאים ייחודיים למערכות מידע ומערכות תשתית. המידע המופיע שם יכול לסייע בבדיקת מערכות ספציפיות.

מסמך ייזום

הנחיות כלליות

מסמך הייזום הוא אומנות של הליכה בשביל הזהב בין כתיבה כללית וקלה לבין מבניות ופירוט המתאימים כבר לאפיון. בדרך כלל לא תהיה "ירידה" לרמה שלישית של עץ המערכת. כלל אצבע: מסמך הייזום לא יעלה על 7 עמודים.

בגלופת הייזום מסומנים רכיבי חובה בכוכבית. למעשה, הדבר תלוי במערכת הספציפית. יש לעבור על כל רכיב בעץ המערכת, לבדוק אם הוא חיוני למערכת הנבדקת, ואם הוא לא קיים יש להתריע על כך.

קריטריונים כלליים לבדיקת המסמך:

 ·         האם מכיל מספיק מידע על מנת לקבל החלטה על המשך פיתוח המערכת?

 ·         מי בדיוק היזם? מה מידת מחויבותו?

 ·         האם ברור מה הצעד הבא ומה משמעויותיו?

 ·         האם קשור בתכנית העבודה השנתית או בתכנית אב (תכנון אסטרטגי)?

 ·         מי אישר את המסמך? האם יש כבר ועדת היגוי? האם יש מומחה יישום?

 

להנחיות נוספות, ראה גלופת לימוד של  מסמך ייזום בקיט יזום כרך יסודות\מחזור חיים.

תיק אפיון

הנחיות כלליות

תיק האפיון מכיל התייחסות לרוב רכיבי עץ המערכת. עם זאת, ברור שמידת הרלוונטיות של כל רכיב תלויה במערכת הספציפית.

אחת הבעיות שאין לה פתרון "מתמטי" הוא הנושא של אפיון יתר או חסר. יש לעבור על כל רכיב בעץ המערכת, לבדוק את מידת חיוניותו למערכת ואם הוא איננו גולש לעיצוב.

מטרת המסמך היא לאפיין את המערכת החדשה, לא לנתח או לתאר את המערכת הקיימת. התייחסות למצב הקיים מופיעה ברכיב 1.3.0 . אם ההתייחסות למצב הקיים היא מעבר לעמוד אחד, יש לוודא קיום נספח 2.1 מצב קיים.

בדיקה כללית

 ·         באיזה כלי נבנה התיק? האם ניתן לגייס את הכלי לקריאה והבנת התיק?

 ·         האם משולב אבטיפוס באפיון?

 ·         האם קיבל את אישור כל הגורמים המתאימים?

 ·         האם צורפה תמצית מנהלים?

 ·         האם נעשה ניסיון ל"העביר קו" ברור בין האפיון לעיצוב? אפיון חסר? אפיון עודף?

 ·         האם זה אפיון לפני מכרז או לפני המשך עבודה פנימית בארגון?

בדיקת הקשר מול מסמך היזום

האם יש שינויים מול הייזום ברכיבים מרכזיים: 

1.2 יעדים ומטרות

4.2 לו"ז

5.1 עלות הקמה

 ·         בדיקה צולבת בין הסעיפים (תהליכים, מסכים, טרנזקציות, קבצים)

בדיקת השגת היעדים

 

להנחיות נוספות, ראה גלופת לימוד לתיק תיק אפיון בקיט אפיון כרך יסודות\מחזור חיים

 

בקשה להצעות - מפרט ומפ"ל

בדיקה כללית

 ·         האם פרק המנהלה במפרט מתואם עם המנהלה העדכנית של מפת"ח? במה שונה?

 ·         האם יש בארגון מנהלה מיוחדת? האם מתואם איתה? במה שונה?

 ·         התאמה צולבת בין המפרט למפ"ל.

 ·         האם המפרט נבנה ישירות (בלי תיק אפיון, גם בלי ייזום??) או על בסיס תיק אפיון מסודר ומאושר?

 ·         האם יש סיווגים ברורים והאם הם מוצגים במקום מרוכז?

 ·         מה כמות סעיפי הסף?

 ·         ושאלת השאלות: אילו אתה הספק: האם היית יודע כיצד לענות על המפרט?

 

להנחיות נוספות, ראה גלופות לימוד של בקשה להצעות ומפ"ל בקיט בקשה להצעות כרך יסודות\מחזור חיים.

 

תיק עיצוב

הנחיות כלליות

 ·         המשכיות מתיק האפיון (ומהמפרט ומהצעת הספק אם הייתה פניה לספקים).

האם חלו שינויים ותוספות מהאפיון? (דלתא)

האם שינויים אלו תועדו בתיק העדכני

האם קיימים מסכים? אב טיפוס?

האם קיימים דו"חות?

האם מתגבש מדריך למשתמש?

 ·         מידת הקשר של תיק העיצוב עם הכלים לבניית המערכת.

 ·         האם יש ניהול תצורה מסודר של תיק העיצוב?

 ·         כמה מהדורות של התיק (והמערכת) הופקו?

 ·         האם תיק זה יכול להפוך בקלות לתיק תחזוקה (תיק מערכת)?

 

להנחיות נוספות, ראה גלופת לימוד לתיק עיצוב בקיט עיצוב כרך יסודות\מחזור חיים.

תיק בדיקות

הנחיות כלליות

 ·         באיזה כלי נבנה התיק? האם זה רק כלי תיעודי או שהוא קשור גם לכלי הבדיקה עצמם?

 ·         המשכיות ועקיבות מתיק האפיון והעיצוב

 ·         האם יש טפסי בדיקה מפורטים?

 ·         האם צורפה תמצית מנהלים הן לתיק הבדיקות והן לתיק הממצאים?

 

להנחיות נוספות, ראה גלופות לימוד לתיק בדיקות בקיט בדיקות מערכת כרך יסודות\מחזור חיים.

תיק סיכום בדיקות

תמצית מנהלים

האם פירוט התקלות ברור?

האם תקלות המשתמשים מתועדות בתיק

האם קיים מידע מספק על מנת לקבל החלטה על המשך?

 

להנחיות נוספות, ראה גלופות לימוד לתיק סיכום בדיקות בקיט בדיקות מערכת כרך יסודות\מחזור חיים.

תיק תחזוקה (תיק מערכת)

בדיקה כללית

 ·         באיזה כלי נבנה התיק?

 ·         המשכיות ועקיבות מתיק העיצוב (היה תיק עיצוב?)

 

להנחיות נוספות, ראה גלופת לימוד לתיק תחזוקה בקיט תפעול ותחזוקה כרך יסודות\מחזור חיים.

תוצרים

אופן הגשת הממצאים

מומלץ שהגשת הממצאים של אבטחת איכות תיעשה באופן הבא:

א.       במהלך השוטף של הבדיקה ירשמו הממצאים בתוך המסמך המודפס עצמו או כהערות בעותק המגנטי שלו.

ב.       עיקרי הממצאים ירוכזו במסמך נפרד - ריכוז ממצאים - כמוצג בטופס לימוד ועבודה בקיט זה.

ג.        אם מסמך ריכוז הממצאים משתרע על יותר משני עמודים, תוגש לדרג הניהולי תמצית הממצאים אשר תשתרע על עמוד אחד! הפורמט חופשי, לפי הבנת הבודק או עפ"י נהלי הארגון.

 

א' ו-ב' יועברו לגורם שהזמין את הבדיקה במטרה ברורה שהוא יעביר את זה הלאה לפרויקט עצמו (אם זה לא אותו גורם). לפיכך הם יכתבו בשפה מקצועית. א' במפורט ו-ב' בצורה יותר כללית. ג' מיועד מראש לדרג הניהולי (וועדת רכש למשל).

חשוב לציין בממצאים גם הערות חיוביות (במידה שיש) וכן להפנות למסמכים אחרים לדוגמא בארגון (אם ישנם).

בקיט בדיקת תיעוד מצויים טפסי הלימוד והעבודה הבאים:

 ·         טופס בדיקת תיעוד ראשונית

 ·         ריכוז ממצאי אבטחת איכות