היבטים משפטיים

היבטים משפטיים

מטרת מדריך זה לסייע בצד המשפטי/חוזי של מערכות ממוחשבות. הגלופות המשפטיות שלהלן מיועדות לקצר את תהליכי המו"מ וההתקשרות, לוודא את תקינותם ולהבהיר לצדדים, מראש, מה הוא אופי ההתקשרות הצפוי ביניהם. הפן המשפטי המלא של מערכות IT מתבטא בעבודה עם נוהל מפת"ח על כל פרקיו ואינו מתמצה רק במדריך\קיט זה. עבודה מסודרת עם מפת"ח תואמת סדרי חוק ומשפט, תקנות ומנהל תקין. אי אפשר "להדביק" חוזה - טוב ונכון ככל שיהיה - לעבודה שנעשתה שלא לפי הנחיות הנוהל שבקיטים האחרים. מדריך זה משמש גם תמצית נוהל מפת"ח ליועצים משפטיים.

מבוא והסבר כללי

ייעוץ משפטי איננו רק עריכה נאותה של חוזים והתקשרויות כי אם גם ליווי משפטי של הפרוייקט לאורך כל מחזור החיים או במילים אחרות הקפדה שניהול הפרוייקט עומד במבחן משפטי ומינהל תקין.

במקביל לפעילות הטכנית והניהולית סביב מערכת ממוחשבת, יש לתת את הדעת גם על היבטים משפטיים, כולל התקשרויות חוזיות נאותות. חוזה טוב לא יכול לחפות על הגדרות מקצועיות לקויות מאידך חוזה גרוע יכול להרוס את ההגדרות המקצועיות הטובות ביותר. חוזה טוב משלים הגדרות מקצועיות  טובות.

מדריך זה מכיל הסבר כללי על הפן המשפטי של מערכות ממוחשבות (IT) וכן גלופות לימוד ועבודה של חוזי מחשוב לסוגיהם השונים.

האופן הטוב ביותר לראות את הפן המשפטי של מערכות ממוחשבות בכלל ואת נושא ההתקשרויות החוזיות בפרט, הוא דרך מחזור החיים של המערכת (הפרויקט). ההסבר כאן הוא תמציתי ביותר. להגדרה פורמלית ומלאה של מחזור חיים, ראה הקיטים בכרך מחזור חיים.

חוקים ותקנות

מספר חוקים, תקנות והוראות מנהליות אחרות קשורים במחשוב (IT). החוקים המרכזיים הם:

 ·         חוק הגנת הפרטיות

 ·         חוק המחשבים

 ·         חוק ופקודת זכויות יוצרים

 ·         חוק המכרזים

 ·         חוק חופש המידע

 

ראה הסבר תמציתי שלהם במילון המונחים בקיט זה.

בנוסף, בפרט בפרויקטי IT שבמגזר הממשלתי והציבורי, יש לשים לב לתקנות ולהוראות הבאים:

 ·         תקנות חוק המכרזים

 ·         הוראות תכ"ם של החשב הכללי

 

החוקים מחייבים, כמובן, כל פרויקט בתחום IT. התקנות - בהתאם לסוג המערכת והארגון.

חברת מתודה עושה מאמץ עקבי ומתמשך לשלב את כל ההנחיות (בודאי החוקים) בנוהל כך שעבודה לפי מפת"ח תתחשב בהם מאליה. עם זאת, האחריות הסופית היא כמובן של הארגון והפרויקט אשר יוודאו את מידת הרלוונטיות של ההוראה/הנחיה ויציינו זאת בחוזה במקום המתאים (כמוסבר להלן)

 

מחזור חיים – היבטים משפטיים

ייזום

ייזום הוא שלב טרומי בו הארגון מגדיר במסמך ראשוני וקצר את הצורך במערכת ממוחשבת חדשה או במהדורה חדשה למערכת קיימת. את ייזום הפרויקט צריך הארגון לבצע בכוחות עצמו, לפיכך אין בשלב הייזום עצמו התקשרות חוזית.

למסמך הייזום אין בד"כ משמעות משפטית או חוזית, משום שהוא מסמך פנימי וטרומי ואין הוא משמש בסיס להתקשרות, להוציא העסקת יועץ לשלב הבא (ראה אפיון להלן). עם זאת, משום שמסמך הייזום מתווה את כיוון הדרך להמשך הפרויקט, רצוי לשים לב לרכיבים הבאים במסמך הייזום:

רכיבים 1.2 מטרות, 1.3 בעיות

 ·         התרשמות כללית של אופי המערכת ומטרותיה.

 ·         איזה תחום בארגון היא באה לשרת?

 ·         האם סביר שבתחום זה יתעוררו נושאים משפטיים הקשורים למידע ולהתנהגות עסקית של הארגון?

רכיב 2.2 תיחום חיצוני

 ·         לאור מספר וסוג המשתמשים, האם נראה שזו תהיה מערכת פרטית או ציבורית?

 ·         מה מידת החשיפה של המערכת?

 ·         מה הממשקים הצפויים עם מערכות אחרות?

רכיב 2.19 אבטחת מידע

 ·         האם ניתנה הדעת על חוק הגנת הפרטיות?

 ·         האם יש לפרויקט דרישות אבטחת מידע מיוחדות שיש להן משמעויות משפטיות?

רכיב 4.2 מימוש כולל

האם הפרויקט מתוכנן לביצוע ע"י התקשרות חיצונית?

רכיב 4.3 השלב הבא

האם נדרשת התקשרות עם יועץ חיצוני לביצוע אפיון המערכת?

רכיב 5 עלות

האם יש הערכה ראשונית להיקף הפרויקט?

אפיון

אפיון הוא שלב מרכזי בו מוגדרות דרישות (ספציפיקציות) המערכת. אפיון כולל:

 ·         ניתוח מצב קיים

 ·         ראיון המשתמשים

 ·         בנית אבטיפוס (אם צריך)

 ·         ניתוח חלופות

 ·         חקר ישימות.

 

בקיצור, כל מה שתורם להבנה והגדרה של: איזו מערכת דרושה? מה בעצם רוצים? לצורך ביצוע האפיון עשוי הארגון להעסיק יועץ חיצוני. בחירת יועץ חיצוני לאפיון המערכת מוגדרת בסעיף בשם זה בקיט אפיון בכרך מחזור חיים. גלופת לימוד ועבודה של חוזה להתקשרות להעסקת יועץ לאפיון נמצאת בקיט זה במחיצת גלופות וטפסים.

המסמך המרכזי המופק משלב האפיון הוא תיק אפיון. תיק אפיון איננו מסמך משפטי, אך יש בו אלמנטים חשובים שיש להם היבטים משפטיים. חשוב להקפיד שהגורם המאפיין יגיש בצמוד לתיק האפיון המלא (שהוא בד"כ מסמך עב כרס), גם תמצית אפיון (תמצית מנהלים) שהוא מסמך שהיועץ המשפטי יכול וצריך לקרוא במלואו. תמצית זו צריכה להכיל את כל הנקודות להלן.

בנוסף לרכיבים 1.2-1.3, 2.2, 2.19, 4.3 ו- 5 שנזכרו לעיל בייזום, שיש לשוב ולבדוק אותם באפיון, יש לשים לב גם לרכיבים הבאים:

 

רכיב 4.2 תכנית עבודה

תכנית זו היא בסיס לכל התקשרות בעתיד וחייבת לכלול לו"ז, תשלומים, אבני דרך וכו'.

רכיב 4.5 תיעוד

האם מוגדר בבירור התיעוד הנדרש?

רכיב 4.6 שירות ותחזוקה

 ·         האם תואם את תנאי המינימום של מפת"ח?

 ·         האם מוגדרת תקופת אחריות?

 ·         האם יש דרישות מיוחדות שיש להן משמעויות משפטיות?

רכיב 4.7 הדרכה והטמעה

האם ברורה מידת מחויבות הספק?

רכיב 4.8.1 תכנית בדיקה

האם מוגדרת תכנית בדיקה והאם ברור שהיא חלק בלתי נפרד מאפיון המערכת?

רכיב 5 עלות

האם יש הערכה מדויקת לגודל הפרויקט והיקפו?

תיק האפיון איננו עדיין המפרט, אך הוא הבסיס למפרט.

 

בקשה להצעות (RFP)

בשלב זה, מטבע הדברים, נדרשת מעורבות גבוהה של הצד המשפטי. שלב בקשה להצעות (RFP) נחלק למספרה תת-שלבים עיקריים:

 ·         הכנת המפרט ויציאה למכרז

 ·         הכנת ההצעות ע"י ספקים מועמדים

 ·         בדיקת ההצעות, המלצה והחלטה

 ·         התקשרות עם הספק שנבחר

הכנת המפרט ויציאה למכרז

בתת-שלב זה יש להקפיד על קיומם המסודר של שני המסמכים העיקריים:

 ·         מפרט (RFP)

 ·         מפ"ל (מסמכים פנימיים לבדיקה)

 

מפרט כולל חלק טכני/מקצועי וחלק מנהלי. החלק הטכני/מקצועי מסומן פרקים 1-5 והוא נבנה ישירות מתיק האפיון. החלק המנהלי מסומן פרק 0 ונקרא פרק המנהלה. פרק המנהלה מכונה לעתים גם מכתב כיסוי או מכתב מלווה. פרק המנהלה מסדיר את כל ההיבטים המנהליים והמשפטיים הקשורים במכרז. בקיט בקשה להצעות - RFP בכרך מחזור חיים יש גלופה מוכנה של פרק המנהלה. סעיפי המפרט על שני חלקיו, החלק המנהלי והחלק הטכני, מסווגים בסימונים מיוחדים: S, G, I ו- M המנחים את הספקים כיצד לענות לכל סעיף.

מפ"ל, נקרא גם מסמך הקריטריונים, מגדיר כיצד תיערך הבדיקה וההשוואה בין ההצעות. מפ"ל מכיל הגדרה של: תנאי סף, משקלות, קריטריונים להערכה (איך לקבוע את הציון) ויחס עלות/תועלת בהערכה הסופית. גם למפ"ל יש גלופה מוכנה במפת"ח.

יש אינטראקציה חיובית וחשובה בין המפרט למפ"ל - כל דרישה במפרט נבחנת מול אופן בדיקתה במפ"ל. וההפך, כל קריטריון או משקל במפ"ל נבחנים מול מידת פירוט ובהירות הדרישה במפרט. קיומם המסודר של המפרט והמפ"ל איננו רק תנאי משפטי ומנהלי הכרחי ליציאה למכרז, אלא גם ליבון מקצועי חשוב בארגון פנימה. קיומם המסודר של המפרט והמפ"ל מאפשר ליועץ המשפטי להתרכז בבדיקת המפ"ל ורק לעיין כללית במפרט (בסעיפים/רכיבים שצוינו לעיל).

 

אין לאשר יציאה למכרז, בוודאי לא פתיחת הצעות הספקים, ללא קיום של מפ"ל התואם באופן מלא למפרט. יש במפת"ח גלופות מוכנות של שני מסמכים אלה.

 

הכנת ההצעות ע"י המציעים

בתת שלב זה נמצא הכדור אצל המציעים, אשר מכינים את הצעותיהם. יש לתחום ולהגביל את האינטראקציה איתם כמוגדר במפרט (פרק המנהלה). אינטראקציה זו כוללת:

 ·         נוהל שאלות ותשובות

 ·         כנס מציעים (מקובל לכנות כנס זה "כנס ספקים")

 

מעורבות היועץ המשפטי בשלב זה חיונית ביותר על מנת לוודא שתשובות המשרד (הארגון) לספקים הפוטנציאליים עומדות בתנאי המכרז ומנהל תקין.

בדיקת ההצעות, המלצה והחלטה

בתת-שלב זה נבדקות ההצעות בהתאם למפ"ל ומסוכמות לתוך המפ"ל. מסמך הסיכום המוגש לוועדת הרכישות (ועדת מכרזים) הוא מפ"ל ממולא. ההקפדה בשלב זה היא שאמנם הצוות הבודק פועל בהתאם להנחיות המפ"ל המקורי והמפרט ושההחלטות (פסילה על סעיפי סף, מתן הציונים וכו') ושהסיכומים (סיכומי עלות/תועלת בד"כ) נעשים לפי המפ"ל. ועדת המכרזים היא הגוף המחליט סופית איזו הצעה נבחרה.

התקשרות עם המציע שנבחר

היעד העיקרי בתת-שלב זה  הוא ביצוע התקשרות. התקשרות פירושה שני מסמכים עיקריים:

 ·         חוזה התקשרות

 ·         נספח טכני (תיק המערכת)

 

גלופות חוזה התקשרות לפיתוח, עיצוב ובנייה של מערכות ממוחשבות, לסוגיהן השונים, נמצאות בקיט זה. רובן הן חוזי Turnkey, היינו במחיר קבוע (Fixed Price) ובאחריות כוללת של ספק אחד כלפי הלקוח. חוזים אלה מכסים את שלב העיצוב והבנייה, כולל בדיקות יחידה (unit test), שילוב המערכת, התקנה והרצה ואחריות לשנה (כולל או לא כולל את שלב התפעול והתחזוקה). אם נדרשות בדיקות מערכת יסודיות (חובה במערכות גדולות), הן יבוצעו בד"כ ע"י גורם אחר כמוסבר להלן ואינן חלק מחוזה זה. לחוזה מוצמד נספח טכני (תיק המערכת) שהוא שילוב של המפרט (תיק האפיון) והצעת הספק. בחוזה יצוין בבירור שבמקרה של סתירה בין המפרט להצעת הספק, גובר המפרט.

טבעי וברור שבמהלך ההתקשרות ייווצר דו-שיח עם הספק(ים) שנבחר(ו), כולל ליבון והבהרה של סעיף זה או אחר בחוזה ו/או בנספח הטכני. יש להיזהר מאד שלא להפוך דו-שיח זה למשא ומתן ולפתיחה של סעיפים ונושאים שהיו חלק מהמפרט ומהצעות הספקים ונשקלו (או צריכים היו להישקל) במהלך תת-שלב א' ותת-שלב ב' לעיל. זכותו (ואף חובתו) של הארגון לנסות לשפר את הצעת הספק, למשל, ע"י הורדת מחירים. אך יש לזכור שלדו-שיח זה מטרה אחת בלבד: כריתת ההתקשרות עם הספק על בסיס המפרט והצעת הספק.

ככלל, שיפור במחיר כאשר שאר רכיבי ההצעה הם ללא-שינוי הוא סביר. שינוי ברכיבים האחרים כאשר המחיר לא עלה, הוא גבולי וצריך חוות דעת של היועץ המשפטי. שינוי גם במחיר וגם ברכיבים אחרים (הפונקציונאליים), הוא קרוב לוודאי פתיחה של המכרז. בכל מקרה, ההחלטה נתונה לשיקול דעתו של היועץ המשפטי, אשר יתייעץ לצורך כך עם מנהל המחשוב בארגון, עם יו"ר ועדת המכרזים ועם גורמים אחרים בארגון. (ראה גורמים מעורבים בקיט המודל בהכרת מפת"ח).

עיצוב ובנייה

בשלב זה מעוצבת המערכת באופן סופי, נבנית, עוברת בדיקות יחידה (unit tests) ומשולבת. מעורבות היועץ המשפטי בשלב זה היא סביב שתי נקודות עיקריות:

 ·         מעקב אחרי ביצוע (קיום) החוזה, כולל חוזים נוספים (עם קבלני משנה) אשר צריכים להיות מתואמים עם החוזה הראשי. מעקב זה מתבצע כמתואר בתכניות עבודה, שיקופים ואבני דרך להלן ורצוי שהיועץ המשפטי ישתתף בהם.

 ·         מתן מענה לבעיות וצרכים אד-הוק הדורשים התקשרויות מיוחדות שלא נצפו מראש או שינוי בחוזים קיימים. מצבים אלה אינם רצויים, אך עשויים לקרות.

בדיקות מערכת

בדיקות מערכת הוא שלב בו נבדקת המערכת ביסודיות, בד"כ ע"י גורם אחר מזה שבנה אותה. המסמך המרכזי המופק בשלב בדיקות המערכת הוא תיק בדיקות. תיק בדיקות הוא בעיקרו מסמך מקצועי/טכני המפרט את ממצאי הבודק, אך לכל ממצא המצביע על חריגה מהאפיון המקורי או על בעיות צפויות בתפעול ובתחזוקה, יש גם משמעות משפטית/עסקית. יש לוודא שהגורם הבודק (חיצוני או פנימי) יגיש גםתמצית בדיקות. בעקבות תמצית זו ייתכן צורך בעיון בתיק הבדיקות המלא. תיתכן גם פנייה לחוזה הפיתוח והפעלת סעיף הפוסק שבו. חשוב לזכור שהגורם שפיתח את המערכת מחויב, כחלק מהפיתוח, גם להכניס את כל התיקונים הנדרשים בעקבות בדיקות המערכת.

הנחיות לבחירת יועץ חיצוני לביצוע בדיקות מובאות בקיט בדיקות מערכת בכרך מחזור חיים. גלופת לימוד ועבודה של חוזה להתקשרות להעסקת יועץ לביצוע אפיון/בדיקות נמצאת בקיט זה בלשונית תוצרים.

התקנה והרצה

שלב התקנת המערכת, הכולל גם בדיקות קבלה, הוא שלב מנהלי/טכני (לאחר שבדיקות המערכת היסודיות בוצעו כבר בשלב הבדיקות ובשלב עיצוב ובנייה). עיקר מעורבות הגורם המשפטי הוא בבדיקה שכל ההתקשרויות הכרוכות בהתקנת המערכת ובהפעלתה באתרים השונים קיימות ומבוצעות. הגורמים המקצועיים ידווחו לגורם המשפטי על כל מקרה בו חלקי מערכת שונים, באתר כלשהו, לא סופקו במלואם, או שהגיעו ללא "תעודות משלוח" המאפשרות בדיקות תכולה ובדיקות קבלה. יש להקפיד שדיווחים אלה יימסרו לגבי כל אחד מהאתרים בהם מותקנת המערכת.

תפעול ותחזוקה

בהמשך חיי המערכת נדרשת תחזוקה של המערכת ומתן שירות לרכיביה השונים, מעבר לתקופת האחריות. תקופת האחריות מוסדרת כחלק מהחוזה לפיתוח המערכת, המוסבר לעיל בשלבים בקשה להצעות ועיצוב ובנייה. חוזה שירות ותחזוקה מסדיר את המשך הטיפול השוטף במערכת (אם הוחלט על שירות ותחזוקה ע"י גורם חוץ). החוזה מפרט את תקופת השירות (בד"כ לשנה עם אופציה להארכה), את השירותים המכוסים על ידי התשלום הבסיסי, ואת השירותים הנוספים הכרוכים בתשלום נוסף. כך למשל, טיפול מונע על פי הוראות היצרן יינתן בלא תוספת תשלום, אולם תיקון ציוד שניזוק עקב שימוש בניגוד להוראות היצרן יחויב בתוספת.

גלופת חוזה שירות ותחזוקה נמצאת להלן בפרק זה. הנספח הטכני לחוזה זה הוא תיק המערכת (תיק תחזוקה), בו יתועדו השינויים הטכניים שבמהלך התחזוקה (במקביל לרישומים שהספק מנהל בספריו).

תחקור והערכת מערכת

פעילות תחקור והערכת מערכת מבוצעת מספר חודשים לאחר הכנסת המערכת לפעולה במטרה להפיק לקחים ולהשתפר הן בפרויקט הנדון והן עבור כלל הארגון (פרויקטים אחרים). הדגש בתחקור הוא על האספקטים הניהוליים והמקצועיים של הפרויקט (והמערכת שכבר נמצאת בשימוש). מעבר להחלטות מעשיות הנוגעות להמשך דרכה של המערכת הנדונה, מנסים אנשי המקצוע והמינהל ללמוד מה בוצע טוב ומה בוצע לא טוב בפרויקט, במטרה, כאמור, להפיק לקחים ולהשתפר – להעלות את איכות הארגון.

הייעוץ המשפטי עשוי להיות מעורב ראשית כמקור מידע על איך נראה הפרויקט מנקודת המבט שלו. במילים אחרות, הייעוץ המשפטי עשוי להתבקש לסייע בתחקור. בנוסף, יש להחליט אם התחקור עצמו כולל גם תחקור הצד המשפטי של הפרויקט או לא. האם הייעוץ המשפטי מעוניין להפיק לקחים ולשפר את איכות השירות שהוא נותן למערכות ממוחשבות.

תכניות עבודה ובקרה

לאורך כל מחזור החיים (השלבים הנ"ל), חייב הגורם המקצועי המנהל את המערכת לשמור על תכניות ונהלי עבודה מסודרים ועדכניים. בתכניות עבודה אלה חייבים להיות מוגדרים אבני דרך (תאריכי יעד, נקודות עצירה) בהם נערכים שיקופים (reviews) ובחינה של מצב המערכת, קצב התקדמות הפרויקט וכו'. בעבודה עם גורם חוץ, חלק מאבני דרך אלה הם גם מועדי תשלום.

מעורבות היועץ המשפטי בשיקופים ואבני דרך אלה איננה גבוהה, אך הוא עשוי להיקרא להשתתף בפגישות אלה, בפרט אם יש לכך השלכות על מידת עמידת הספק בתנאי החוזה. חשוב שהיועץ המשפטי ידע על קיומן של תכניות העבודה ועל אבני הדרך (תאריכי היעד) שהוגדרו ויעקוב אחריהן. אבני הדרך הן ציר מרכזי של כל חוזה התקשרות לביצוע פרויקט!

עבודה מסודרת לפי נוהל מפת"ח בכלל, מחזור החיים בפרט, היא תנאי הכרחי להשתלבותו של היועץ המשפטי בתהליך.

 

טבלת סיכום

הטבלה הבאה מסכמת את הנאמר לעיל ומדגישה את מידת מעורבות הגורמים המשפטיים בשלבים השונים של מחזור חיים של מערכת IT.

 

שלב במחזור החיים

מסמכים עיקריים

מעורבות הגורם המשפטי

מידה

מסמכים לעיונו

אחריות

ייזום

מסמך ייזום

נמוכה

מסמך ייזום

לידיעה בלבד

אפיון

בקשה להצעות לבחירת יועץ

גבוהה

הצעות לייעוץ

אישור החוזה עם היועץ לאפיון

תיק אפיון

נמוכה

תמצית האפיון

 

בקשה להצעות - RFP

בקשה להצעות, מפ"ל

בינונית

בקשה להצעות, מפ"ל

אישור המפ"ל ופרק המנהלה במפרט

חוזה התקשרות + תיק המערכת

גבוהה

חוזה התקשרות

אישור החוזה

עיצוב ובנייה

תיק עיצוב

נמוכה אך מתמשכת

תמצית תיק העיצוב

 

חוזה הפיתוח

גבוהה

שינויים

מעקב אחרי ביצוע החוזה. אישור חריגות והתקשרויות אד-הוק

בדיקות מערכת

בקשה להצעות לבחירת יועץ

גבוהה

הצעות לייעוץ

אישור החוזה עם היועץ לביצוע בדיקות

תיק בדיקות

נמוכה

תמצית הבדיקות

אישור הבדיקות

התקנה והרצה

תיק מערכת

נמוכה

חוזים לרכיבים מיוחדים
תעודת משלוח
רשומות איכות

אישור החוזים

תפעול ותחזוקה

תיק תחזוקה

נמוכה

תיק תחזוקה

מעקב

חוזה שירות

גבוהה

חוזה שירות (תפעול) ותחזוקה

אישור החוזה

 

 

סרגל החוזים

כל החוזים במפת"ח (להוציא הצהרות והסכמים מיוחדים) בנויים לפי סרגל אחיד. סעיפי סרגל זה מסומנים באותיות: א, ב, ג, וכו' ובהתאם לכך גם תת סעיפים או נספחים מסומנים: א1, ב1, ג4 וכו'. זאת, על מנת למנוע בלבול עם סעיפי תיק המערכת שהחוזים מפנים אליהם ואשר מסומנים בהתאם לעץ המערכת: 1, 2, 3 וכו'. ככלל, לכל חוזה מוצמד תיק מערכת מתאים (אפיון, בדיקות וכו') ושניהם: החוזה ותיק המערכת מהווים חטיבה משפטית ומקצועית אחת! מסעיפי החוזה יש הפניות ברורות לסעיפים המתאימים בתיק המערכת. תיק המערכת הוא נספח לחוזה וחלק בלתי נפרד ממנו.

 

להלן מבנה סרגל החוזים:

א.       מבוא

ב.       הגדרות

ג.        רשימת הנספחים

ד.       הצהרות הספק

ה.      התחייבויות הספק

ו.         התחייבויות הלקוח

ז.        פוסק מקצועי/מפקח

ח.      נהלי עבודה

ט.      לוח זמנים

י.         בדיקות

יא.     תיעוד, עדכונים ושינויים

יב.     הדרכה, מידע, תמיכה והטמעה

יג.      ציוד, חומרים ומוצרים משולבים

יד.     אחריות

טו.     אחזקה בתום תקופת אחריות

טז.    תמורה

יז.      ערבויות ובטחונות

יח.     בעלות

יט.     אבטחת מידע

כ.       שמירת סודיות

כא.    יחסי הצדדים, עובדי הספק וספקי משנה

כב.    נזיקין, ביטוח, שיפוי ופיצוי

כג.     תוקף החוזה

כד.    הפרת/ביטול החוזה ותרופות

כה.   העברה לביצוע לקבלני משנה

כו.      חילוקי דעות

כז.     הצטרפות גורמים נוספים להסכם

כח.   כללי

 

התייחסות לחוקים

לא כל סעיפי הסרגל רלוונטיים לגבי כל חוזה. בפירוט החוזים שלהלן מצוינים הסעיפים שייתכן שאינם רלוונטיים לחוזה הנדון. ההחלטה הסופית היא תמיד בידי הפרויקט, הארגון והיועץ המשפטי המלווה אותם. חשוב מאד לשמור על המבנה האחיד. סעיף שהוחלט שאינו רלוונטי, יש לסמן לידו "לא רלוונטי" ולא להזיז את סימון הסעיפים.

סרגל החוזים מתואם עם סרגל עץ המערכת של מפת"ח. בכל סעיף הנוגע למערכת נשוא החוזה יש הפניה לסעיף בעץ המערכת התומך בו ומהווה מפרט מקצועי. להלן טבלת התאמה בין הסעיפים המקצועיים בסרגל החוזים לבין סרגל מפת"ח:

 

סרגל החוזים

סרגל מפת"ח

ח. נהלי עבודה

4.5 תיעוד
4.7 השתלבות בארגון

ט. לוח זמנים

4.2 תכנית עבודה

י. בדיקות

4.8 חוסן ואמינות

יא. תיעוד, עדכונים ושינויים

4.5 תיעוד

יב. הדרכה, מידע, תמיכה והטמעה

4.6 שירות ותחזוקה
4.7 השתלבות בארגון

יג. ציוד, חומרים ומוצרים משולבים

פרק 3 טכנולוגיה ותשתית

טו. אחזקה בתום תקופת אחריות

4.6 שירות ותחזוקה

טז. תמורה

פרק 5 עלויות

יט. אבטחת מידע

2.19 אבטחת מידע

 

 

תוצרים

מטרת גלופות הלימוד והעבודה שבקיט זה היא להקל על ביצוע ההתקשרות, למנוע שכחה וטעויות וליצור מודעות והסכמה בין הצדדים כבר בשלבים מוקדמים. הושקעה בהן עבודה משפטית ומקצועית רבה והן בגדר המלצה חמה. עם זאת, גלופות אלה הן כחומר ביד היוצר. המילה האחרונה והאחריות הסופית הן תמיד של הארגון והפרויקט הספציפיים, היינו, מנהל יחידת IT והיועץ המשפטי של הארגון.

בלשונית תוצרים בקיט זה מופיעות גלופות לימוד ועבודה לחוזים שונים.

גלופות לימוד

 ·         פורמט הגלופות - PDF לצורכי עיון והדפסה.

 ·         הגלופות בנויות במבנה סרגל החוזים לעיל בתוספת הנחיות והסבר מפורטים כיצד לכתוב כל סעיף בהתאם למקרה הנדון.

 ·         קטעים המסומנים  במסגרת הם הנחיה לכותב החוזה ואינם חלק מהחוזה גופא

גלופות עבודה

פורמט גלופות אלה הוא Word. הן מתאימות לכתיבה בפועל של המסמכים המובנים בהן.

כל החוזים מופיעים בשני נוסחים:

 ·         נוסח מלא - מיועד לארגונים מבוססי מפת"ח. סעיפי החוזה מתבססים על תיקי המערכת הרלבנטיים ומסתייעים בהגדרותיהם כהשלמה לחוזה

 ·         ראשי פרקים (נוסח מקוצר) - ארגונים שאינם מחויבים פורמלית לעבוד עם מפת"ח עשויים לשקול אפשרות של שימוש בראשי הפרקים של החוזה בלבד. במקרים אלה מוצעים ראשי פרקים מקוצרים שאינם מתבססים של תיקי מערכת.

יש לבדוק היטב את השימוש בראשי הפרקים בלבד מול השימוש בגלופה המלאה ולהימנע מהמצאת הגלגל.

 

רשימת החוזים והמסמכים המשפטיים המצורפים לקיט זה:

 ·         הצהרת סודיות

 ·         חוזה העסקת יועץ לאפיון/בדיקות מערכת

 ·         בדיקת חוזים לרכש מוצרי מדף

 ·         חוזה עיצוב ובנייה למערכת מידע

 ·         חוזה עיצוב ובנייה למערכת תשתית

 ·         חוזה שירות ותחזוקה

 ·         חוזה להתקשרות Outsourcing

הצהרת סודיות

הצהרת סודיות יכולה להיות משני סוגים:

 ·         הצהרת סודיות של עובד חוץ בפרויקט המתבצע אצל הלקוח (הארגון).

 ·         הצהרת סודיות של עובד למקום עבודתו (חברה).

 

הסוג הראשון מיועד לארגון לצורך החתמת עובדי חוץ בפרויקטים המבוצעים אצלו. זאת, בנוסף או במקום הצהרת הסודיות הפנימית שלהם למקום עבודתם (המעסיק) הקבוע (הצהרה כזו מפורטת להלן). הסוג השני מיועד לארגון לצורך החתמת עובדיו. הצהרה זו מובאת כאן משתי סיבות:

 ·         לשימוש פנימי בארגונים המשתמשים במפת"ח (אם הם מעונינים בכך),

 ·         למקרה שהארגון רוצה לוודא שהחברה המבצעת עבורו פרויקט מחתימה את עובדיה על הצהרת סודיות פנימית, במקום, או בנוסף להצהרת סודיות ישירה לפרויקט.

חוזה העסקת יועץ לאפיון/בדיקות מערכת

תהליך בחירת יועץ לאפיון מערכת וההתקשרות עמו מתוארים במפורט בקיט אפיון בכרך יסודות\מחזור חיים. חוזה זה מסדיר את ההתקשרות עם היועץ שנבחר.

תהליך בחירת יועץ לעריכת בדיקות למערכת וההתקשרות עמו מתוארים בקיט בדיקות מערכת בכרך יסודות\מחזור חיים. ניתן להיעזר בחוזה זה להתקשרות עם יועץ/חברה לביצוע בדיקות.

בדיקת חוזים לרכש מוצרי מדף

רשימת תיוג המיועדת לכל המקרים בהם חוזה ההתקשרות מוכתב ע"י יצרן/ספק ולא ע"י הארגון. זאת, עקב כך שמדובר במוצר מדף "סטנדרטי" ו/או משום שמדובר בחברה בינ"ל אשר בכוחה להכתיב את החוזה. במקרים אלה יש להסתייע ברשימת התיוג להלן ולוודא שהדרישות המופיעות ברשימה זו (אלה הנחוצות במקרה הנדון) יסופקו בצורה זו או אחרת: ע"י תיקון החוזה, הוספת נספח, התקשרות עם הספק המקומי כתוספת לחוזה עם היצרן בחו"ל, הסכם נפרד וכו'.

חוזה עיצוב ובנייה למערכת מידע

חוזה לעיצוב ובנייה של מערכת מידע מסדיר את יחסי הספק (חברת מחשבים, בית תוכנה) עם הלקוח (המשרד הממשלתי, החברה) בכל הקשור לעיצוב ובנייה (פיתוח) של מערכת מידע. אפשר להיעזר בו גם למקרים דומים שאין להם מענה במהדורה זו של מפת"ח.

חוזה עיצוב ובנייה למערכת תשתית

החוזה מיועד לכל המקרים בהם מערכת התשתית מעוצבת ונבנית ע"י קבלן מקומי (לא רכש מוצר מדף והתקנה בלבד) ומנוהלת כפרויקט לכל דבר. כחלק מביצוע הפרויקט ייתכנו מספר התקשרויות לרכישת מוצרי מדף עם יצרנים או ספקים נוספים, אך הפרויקט העיקרי מבוצע כ- Turnkey עבור הלקוח ע"י חברת מחשבים אשר אחראית לעיצובה ובנייתה, התקנתה והרצתה, והעברתה לתפעול ותחזוקה של המערכת.

חוזה שירות ותחזוקה

חוזה שירות ותחזוקה זה מיועד בעיקר למקרים של המשכיות חוזה עיצוב ובנייה, היינו, המשך התקשרות עם הגורם שפיתח את המערכת מעבר לתקופת האחריות לצורך טיפול בתקלות. חוזה זה יכול גם לשמש מערכות חומרה או כל תחזוקת ציוד מסוג אחר.

חוזה להתקשרות Outsourcing

לניהול כולל של פרויקט Outsourcing ראה קיט מיקור חוץ - Outsourcing בכרך ניהול כולל. החוזה שלהלן (SLA - Service Level Agreement) מסדיר את ההתקשרות עם ספק לביצוע נמצא גם שם וגם בקיט הנוכחי.